退去立会いの現場で、壁の傷や床の汚れを見た瞬間に「これは借主負担か、貸主負担か」と迷った経験がある担当者は少なくないはずです。結論から言うと、原状回復の負担区分は「経年劣化・通常使用による損耗かどうか」と「故意・過失や手入れ不足による損耗かどうか」を基準に判断します。ただし現場では程度や経緯の判断が分かれやすく、最終的な判断には専門的な見極めが必要になる場合もあります。本記事では、判断に迷う理由を整理したうえで、社内でできる対処法の例と、判断の参考情報として活用できる場合があるツールの使い方までを順に解説します。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
原状回復の負担区分が分かりにくいのは、「通常の使用でも生じる傷み」と「借主の責任による損耗」の境界線が、見た目だけでは判断しづらいからです。
例えば壁のクロスに小さな穴が開いていたとします。画鋲やピンで空けた程度の穴であれば下地ボードの張り替えが不要なことが多く、その場合は貸主負担とされる例が一般的です。一方で、下地ボードの張り替えが必要になるほどのくぎ穴やネジ穴であれば、借主負担と整理される例があります。同じ「穴」でも、程度によって負担区分が変わるため、現場担当者が一目で判断しきれないのは自然なことです。
この背景には、国土交通省が示す損耗・毀損の区分の考え方があります。賃貸住宅の価値の減少は、次のように区分されています。
出典: 国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドラインについて」
民法621条でも、賃借人の原状回復義務について「賃借人は、賃借物を受け取った後にこれに生じた損傷(通常の使用及び収益によって生じた賃借物の損耗並びに賃借物の経年変化を除く)がある場合において、賃貸借が終了したときは、その損傷を原状に復する義務を負う」と定められており、経年変化や通常損耗は原則として賃借人の義務の対象外とされています。出典: 国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」に関する参考資料
つまり原状回復 負担割合の考え方自体は明文化されているものの、「目の前のこの傷がどちらに当たるか」を一つひとつ当てはめる作業は、立会いの現場で担当者自身が行わなければなりません。これが「分からない」という感覚の正体です。
負担区分の判断基準は「経年劣化・通常使用によるものか」「故意・過失や手入れ不足によるものか」の2軸です。程度や経緯によって結論が変わるため、見た目だけで即断しないことが大切です。
対処法に入る前に、迷いが生じる原因をもう少し具体的に分けておきます。原因が分かれば、どの対処法が効くかも見えやすくなります。
同じ会社の中でも、ベテラン担当者と新人担当者とで「これは借主負担」と判断する境目が揃っていないことがあります。口頭での引き継ぎだけでは、社内で基準が統一されにくいという事情があります。
立会いのその場では「保留」にしたつもりでも、場所・部位・傷の程度・経緯についてのメモが不足していると、後日見返しても判断材料が足りず、結局その場の印象だけで決めてしまうことがあります。
国土交通省のガイドラインには「補修は毀損の最小単位で行うのが基本」という原則や、経過年数に応じて賃借人の負担割合を減少させる考え方が示されています。これらを踏まえつつ、入居期間や入居時の状態、特約の有無といった個別事情も加味する必要があるため、立会いのその場で全てを整理しきれないことがあります。
最も基本的な対処法は、負担区分の判断基準を会社としてあらかじめ言語化し、担当者全員が同じ基準を参照できるようにしておくことです。
社内基準を一度作っても、現場で遭遇するケースは多様なため、定期的に事例を追加して更新していくことが実務上は欠かせません。
社内基準はあくまで判断を助けるための目安です。最終的な負担区分の確定は、個々の契約内容や入居期間、損耗の程度によって変わる場合があるため、基準に当てはめて機械的に決めつけないよう注意が必要です。
立会いの場でその場で判断がつかない場合でも、後から正しく判断するためには「何が」「どこに」「どのような状態で」あったかの記録が欠かせません。
記録しておきたい項目の例は次の通りです。
これらを記録しておくことで、立会いのその場で判断を急ぐ必要がなくなり、後日落ち着いて検討できるようになります。特に程度の判断が分かれやすい項目については、記録を残すこと自体が「保留」という選択肢を取りやすくする土台になります。
立会いのその場で無理に結論を出そうとすると、本来は貸主負担になるべきものを借主負担として扱ってしまったり、逆のケースが生じたりする可能性があります。判断に迷う項目は、その場で確定させず「保留」として持ち帰り、社内の複数人で確認してから結論を出すという運用も選択肢の一つです。
保留にする際は、次の点を入居者にもその場で伝えておくとトラブルを避けやすくなります。
保留にした項目については、立会い記録と写真をもとに、社内の複数の目で確認したうえで区分を確定させる流れを作っておくと、判断のばらつきを減らしやすくなります。
社内基準や記録を整えても、特約の有効性や損耗の経緯が複雑なケースでは、社内だけで判断を確定させることが難しい場合があります。こうしたケースでは、弁護士や不動産の専門家、あるいは管轄の消費生活センターなどに相談することも選択肢になります。負担区分の判断そのものは個別の契約内容や事情によって結論が変わり得るため、本記事の内容だけで断定的に判断せず、最新の考え方は国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」で確認することをおすすめします。
ガイドラインでは、「補修工事が可能な最低限度の施工単位とすることが基本」とされており、一部の損傷を理由に部屋全体や面全体の張り替え費用を借主に負担させることは適当ではないとされています。 出典: 国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」に関する参考資料
ここまでの対処法は、いずれも「社内で基準を揃える」「記録を残す」「保留にする」という運用の工夫でした。これらを紙やExcelだけで回そうとすると、記録の形式が担当者ごとにばらついたり、過去の判断事例を探し出すのに時間がかかったりすることがあります。こうした運用面の負担を減らす手段として、退去立会いの記録をデジタルで管理するツールを使うという選択肢もあります。
例えば退去時の立会い記録を作成するツール(退去レポ)の項目編集画面では、次のような操作の流れで負担区分を確定させる設計になっているものがあります。
ここで重要なのは、システムが表示するのはあくまで「候補」であり、負担区分を最終的に決めるのは担当者自身だという点です。AIやシステムによる候補提示は、社内基準や過去事例と照らし合わせる際の参考材料にはなりますが、個別の契約内容や損耗の経緯まで踏まえた最終判断は、人の目による確認・確定を経る設計になっています。この仕組みにより、判断の根拠となる記録(場所・部位・状況・写真など)を残しながら、候補を参考にしつつも機械的な決めつけを避ける運用につなげられる場合があります。
ツールを使う場合でも、負担区分の最終判断は必ず担当者が行う前提で運用することが大切です。候補表示はあくまで判断を補助するものであり、個別事情の確認を省略する理由にはなりません。
なお、立会い記録のデジタル化そのものについては、現場の日報や記録をどう残すかという観点で現場の日報を音声入力できるツールの選び方でも記録運用の考え方を紹介していますので、あわせて参考にしてください。
原状回復の負担区分が分からないと感じる背景には、経年劣化・通常使用による損耗と、故意・過失による損耗の線引きが現場では一見しただけでは分かりにくいという事情があります。この迷いを減らすためには、次の4つを組み合わせて運用することが有効です。
そのうえで、記録や候補表示を補助するツールを活用すれば、判断の根拠を残しながら担当者自身が確認・確定する運用につなげられる場合があります。負担区分の判断は最終的に個別の事情に左右されるため、本記事の内容を出発点として、社内の基準づくりと記録の仕組みづくりから着手してみてください。
Q原状回復の負担区分は誰が最終的に決めるのですか?
A貸主・管理会社と借主の双方の合意によって決まるのが基本です。国土交通省のガイドラインは判断の考え方を示すものであり、個別の契約内容や特約、損耗の経緯によって結論が変わる場合があるため、最終的には当事者間での確認や、必要に応じて専門家への相談を経て決まります。
Q画鋲の穴はいつも貸主負担になりますか?
A画鋲やピン程度の穴で下地ボードの張り替えが不要な場合は貸主負担とされる例が一般的ですが、くぎ穴やネジ穴のように下地ボードの張り替えが必要になる場合は借主負担とされる例もあります。穴の大きさや本数、壁の状態によって判断が変わるため、個別に確認することが必要です。
Q立会いのその場で判断がつかない場合はどうすればよいですか?
A無理にその場で結論を出さず、場所・部位・状況を記録・撮影したうえで保留にし、社内で複数人で確認してから区分を確定させる運用が選択肢の一つです。入居者にも保留にする旨と確認予定時期を伝えておくとトラブルを避けやすくなります。
Q経過年数は負担区分の判断にどう関係しますか?
A国土交通省のガイドラインでは、経過年数が多いほど賃借人の負担割合を減少させることが適当とされています。設備や内装の耐用年数の考え方を踏まえたうえで、損耗の内容と合わせて検討する必要があります。
Qツールが提示した負担区分の候補をそのまま採用してよいですか?
A候補はあくまで社内基準や入力内容をもとにした参考情報です。実際の損耗の程度や入居者からの説明、契約内容などを担当者自身が確認したうえで、最終的な負担区分を選択・確定する運用が前提となります。
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坂本大輔 | CalmCraft運営者
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