塾講師の月謝管理のやり方、ステップで解説

個人塾の月謝管理が難しくなりやすい理由

学習塾の月謝は、周辺相場や指導形式(個別指導・集団指導など)によって金額設定の考え方が異なります。実際に、価格設定にあたっては固定費・変動費をまかなった上で利益を確保できる水準にする必要があるとされており、1コマまたは1時間あたりの単価で比較することが重要だと説明されています出典: 政策金融公庫 創業支援。

このように月謝額の決め方自体にも検討要素が多い一方、個人で塾を運営している場合は、月謝額の設定だけでなく「誰がいくら払ったか」「誰がまだ払っていないか」を把握する管理の仕組みづくりも別途必要になります。生徒数が少ないうちは紙のノートやExcelでも対応できますが、生徒数が増え、かつ支払い方法が混在してくると、管理の仕方によっては確認作業が煩雑になりやすい点が課題です。運用の規模や記録方法によって負担の程度は変わってきます。

前提として、生徒ごとの月謝額・支払い方法を決める

具体的な手順に入る前に、以下の2点を先に整理しておく必要があります。

• 生徒(または保護者)ごとの月謝額を確認している
• 生徒ごとにどの支払い方法を使うかを把握している(口座振込・現金・PayPayなど)
• 月謝の締め日・支払い期限を決めている

個人塾では、指導形態(個別・少人数・集団)によって生徒ごとに月謝額が異なるケースも多く、最初にこの前提を整理しておかないと、後の確認作業で「この生徒はいくらだったか」を都度調べ直すことになりがちです。支払い方法についても、保護者の希望によって口座振込・現金手渡し・PayPayなどのキャッシュレス決済が混在することがあるため、どの生徒がどの方法を使っているかを事前に一覧化しておくと、後述の確認作業がしやすくなります。

具体的な運用手順

前提が整理できたら、以下の手順で運用を組み立てます。

1. 支払い方法を登録する:生徒ごとに使う支払い方法(口座振込・現金・PayPay・クレジットカードなど)を決め、記録しておきます。
2. 生徒への案内を行う:決めた月謝額・支払い方法・支払い期限を、保護者や生徒本人に案内します。口頭だけでなく、後から確認できる形(メッセージやLINEなど)で伝えておくと、後日の確認作業で「言った・言わない」が起きにくくなります。保護者連絡の手段としてLINEを使う場合の進め方は、習い事教室でLINEを活用する方法とは|欠席連絡から月謝案内まででも触れています。
3. 月次で支払い状況を確認する:毎月決まったタイミングで、誰が支払い済みで誰が未払いかを一覧で確認します。未払いの生徒には個別に確認の連絡を入れます。

この3ステップを毎月繰り返すことが、個人塾の月謝管理のやり方の基本的な型になります。ステップ自体はシンプルですが、ステップ3の「支払い状況の確認」が、支払い方法が複数混在している場合に負担になりやすい部分です。

つまずきやすい点:支払い方法が複数混在すると確認が大変になる

月謝 支払い状況の確認で特につまずきやすいのが、現金・口座振込・PayPayなど複数の支払い方法が混在しているケースです。それぞれの方法ごとに確認手段が異なるため、

• 現金で受け取った生徒は手渡し時にメモや記録を残す必要がある
• 口座振込は通帳やネットバンキングの記録と生徒名を突き合わせる必要がある
• PayPayなどのキャッシュレス決済は、アプリの履歴を個別に確認する必要がある

といった形で、確認する場所がバラバラになります。生徒数が少ないうちは手作業でも対応できますが、生徒が増えるほど「どの生徒がどの方法で払ったか」を記憶や個別メモに頼る運用は負担が大きくなりやすい点に注意が必要です。

ツールを使う選択肢

月謝管理のやり方を手作業からもう少し整理したい場合、支払い状況を一覧で確認できるツールを使う選択肢もあります。こうしたツールは、月謝管理に特化したものから顧客管理全般を扱うものまで数多く存在し、料金体系や機能範囲もさまざまです。それぞれの特徴を比較した上で選ぶのが基本ですが、ここでは一つの例として、当サイトを運営する「おけいこ振替」での登録・確認の流れを紹介します。

おけいこ振替では、まず「教室ルール設定」画面で月謝の初期値を登録しておくことができます。これにより、生徒を登録する際に月謝額を個別に入力しなくて済む場合があります(生徒ごとに金額が異なる場合は、個別に設定を上書きすることも可能です)。その上で「受講生管理」画面では、対象月ごとに「請求対象」「支払い済み」「未払い」の合計を確認できる仕様になっており、月次の支払い状況についてはこの一覧画面で確認することができます。

ただし、現金やPayPayなど手動の支払い方法については、入金確認が自動化されているわけではありません。生徒や保護者から現金やPayPayで支払いを受けた場合、先生自身が入金を確認した上で、該当する生徒のステータスを「支払い済み」に変更する操作が必要です。つまり、支払い状況を一覧で確認できる仕様にはなっていますが、確認作業をどこまで一箇所にまとめられるかは運用方法によって異なり、手動の支払い方法そのものを自動で検知してくれるわけではない、という点は押さえておく必要があります。

参考までに、本記事執筆時点でのおけいこ振替の料金体系を紹介すると、無料プランは受講生5人までを対象に、月謝の登録・支払い状況の確認といった基本機能を利用でき、有料プランは月500円(税込)です(プラン内容や上限人数は変更される場合があるため、利用の際は公式サイトで最新の条件をご確認ください)。ただし、料金や機能の範囲はツールによって異なるため、実際に導入を検討する際は、他の月謝管理ツールや顧客管理ツールとも比較した上で、自分の運用規模に合ったものを選ぶとよいでしょう。なお、こうした月謝管理に特化したツール以外にも、顧客管理全般のツールを使って月謝状況を管理する方法もあります。例えばExcel顧客管理がめんどくさい時の原因と対処法のように、Excelでの管理に限界を感じている場合の見直しポイントも参考になります。

月謝管理の運用を続ける上での注意点

一度運用を決めても、以下のような点は定期的に見直しておくとよいでしょう。

• 生徒の入退会があった場合、支払い方法や月謝額の登録情報を更新できているか
• 支払い期限を過ぎた未払いへの連絡ルール(誰が・いつ・どう連絡するか)が決まっているか
• 支払い方法が増えた場合(新しいキャッシュレス決済の導入など)、確認作業の手順も見直す必要がないか

なお、学習塾を含む継続的な役務提供については、特定商取引法上の「特定継続的役務提供」に該当する場合があり、契約金額や契約期間によって適用の有無が定められています出典: 特定商取引法ガイド。月謝管理そのものとは別の論点ですが、契約条件を整理する際の参考情報として押さえておくとよい場合があります。

まとめ

個人塾講師が月謝管理のやり方を考える際は、まず生徒ごとの月謝額・支払い方法を整理した上で、支払い方法の登録→生徒への案内→月次の支払い状況確認、という3ステップの運用を作ることが土台になります。現金・PayPayなど複数の支払い方法が混在すると確認作業が煩雑になりやすいため、記録を一箇所にまとめておく工夫が必要です。手作業での管理に限界を感じる場合は、月謝の初期値登録や支払い状況の一覧確認ができるツールを使う選択肢もありますが、手動の支払い方法については自分で確認して反映する操作が必要になる点は変わりません。まずは自分の塾の生徒数や支払い方法の種類に合わせて、無理のない範囲で運用を整えていくことをおすすめします。