Excelやスプレッドシートで顧客管理をしていて「めんどくさい」と感じる場合、その面倒さの主な原因は検索性の低さにあります。電話がかかってくるたびに名前や電話番号で検索・フィルタをかける作業が発生し、列が増えるほど、担当者が複数になるほど、その手間は積み重なっていきます。この面倒さは、シート構成や入力ルールといった運用面の工夫と、必要に応じたツールの併用によって解消できる場合があります。本記事では、Excel顧客管理がめんどくさくなる原因を整理したうえで、対処法を順に紹介します。
Excel顧客管理の面倒さは「検索のしにくさ」に集約されることが多く、原因を切り分けると対処しやすくなります。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
顧客管理を続けていると、連絡先や購入履歴、メモ欄などを追加していくうちに列数がどんどん増えていきます。横に長い表になると、電話を受けながら画面をスクロールして該当する顧客の行を探す作業が発生し、落ち着いて対応するのが難しくなります。
名前やフリガナの入力は、全角・半角の違い、カタカナとひらがなの違い、スペースの有無などで表記がぶれやすい部分です。Excelの検索機能は基本的に完全一致に近い形でヒットするため、表記が少し違うだけで「検索 面倒」と感じる事態につながります。入力した本人以外が検索すると、特にこのズレに気づきにくくなります。
店舗やサービス業の現場では、複数のスタッフが同じファイルを編集する場面が少なくありません。誰がいつ更新したか分からないまま上書きされたり、同じ顧客の行が重複して作られたりすると、どの情報が最新か判断できなくなります。結果として、電話を受けるたびに「本当にこの情報で合っているか」を確認する手間が増えます。
Excelの検索(Ctrl+F)やオートフィルタは便利な機能ですが、電話口で名前を聞き取りながら素早く操作するには、ある程度の慣れが必要です。フィルタ条件を毎回設定し直したり、検索後に元の表示に戻したりする操作が積み重なると、それだけで心理的な負担になります。
原因が整理できたところで、運用面でできる対処法をいくつか紹介します。どれか一つだけでなく、組み合わせて試してみることで効果を確認しやすくなります。
顧客情報を1枚のシートに詰め込むのではなく、「基本情報」「連絡履歴」「備考」のようにシートを分けて管理する方法があります。基本情報のシートを軽量に保つことで、検索時に表示する列を絞り込みやすくなり、スクロールの手間を減らせる場合があります。
表記ゆれを防ぐためには、入力時のルールをあらかじめ決めておくことが有効です。
Excelの「データの入力規則」機能を使うと、選択式の項目については表記ゆれそのものを防ぐことができます。ただし自由記述欄(名前や備考など)には適用しにくいため、ルールの周知と運用徹底が前提になります。
別シートに検索専用の入力欄を用意し、VLOOKUP関数やXLOOKUP関数を使って該当する顧客の情報を自動表示させる方法もあります。電話番号の一部や名前を入力欄に打ち込むだけで、対応する行を呼び出せるようにしておくと、通常の表を直接フィルタするよりも操作がシンプルになります。ただし関数の設定や更新には一定のExcelの知識が必要で、担当者が入れ替わった際に引き継ぎが難しくなる場合があります。
関数を組んだ検索シートは便利ですが、設定した本人以外にはメンテナンスが難しくなることがあります。担当者が変わる可能性がある場合は、運用方法をメモに残しておくと安心です。
なお、士業事務所のように顧客台帳の管理が業務の根幹に関わる場合は、Excelの限界を見直す視点も参考になります。行政書士の顧客管理、エクセル限界のサインと見直すべき3つのポイントでは、どのタイミングで運用方法を見直すべきかを扱っています。
シート構成や入力ルールを見直しても、電話対応のたびに発生する検索の手間そのものは残ります。スプレッドシートの操作に慣れていないスタッフが複数いる店舗では、検索専用シートの運用がかえって負担になることもあります。こうした場合、顧客検索に特化したツールを部分的に併用することも選択肢の一つとして挙げられます。
顧客検索に特化したツールの一つとして「ひとメモ」があります。電話番号・名前・フリガナなど、情報の一部を入力して該当する顧客を検索・呼び出せるツールです(登録データの形式や入力条件によって、検索結果の表示内容は異なる場合があります)。
具体的には、検索画面に電話番号の一部を入力すると、登録状況によっては該当する顧客の名前・フリガナ・前回の連絡日時が一覧表示される、という操作で使えます。Excelのように列をスクロールしたり、フィルタ条件を設定し直したりする操作が少なく済む場合がある、という点が挙げられます。
プランは以下のように分かれています(2024年時点の内容。最新の提供条件は公式サイトでご確認ください)。
ひとメモのようなツールは、Excelの運用を完全に置き換えるものというより、検索が頻発する場面だけを補う使い方もできます。他にも顧客管理ツールは複数あるため、自店舗の運用規模に合わせて比較検討することをおすすめします。
ひとメモは、顧客の基本的な連絡先情報の検索・呼び出しに用途を絞ったツールであり、健康情報などの要配慮個人情報(本人の病歴や心身の状態など、取り扱いに特に配慮が必要とされる情報)は入力しないことが利用上の前提とされています。これはシステムが技術的に入力を遮断するものではなく、想定されている利用範囲に関する注意事項であるため、導入を検討する際には利用規約などであらかじめ確認しておく必要があります。
また、入力した個人情報の管理責任は、ツールを利用する店舗側にあります。どのツールを使う場合でも、顧客情報を誰がどこまで見られるようにするか、共有範囲の設定は利用側で確認しておく必要があります。
Excel顧客管理がめんどくさいと感じる背景には、列数の増加、表記ゆれ、複数人編集による整合性の崩れ、検索操作そのものの手間といった原因が重なっています。シート構成の見直しや入力ルールの統一、検索専用シートの作成といった運用の工夫である程度改善できる場合がありますが、電話対応のたびに検索が発生する業務では、検索に特化したツールを部分的に併用することも一つの方法です。まずは自店舗でどの原因が一番負担になっているかを洗い出し、無理のない範囲で対処法を試してみることをおすすめします。
QExcelでの顧客検索を速くする関数はありますか?
AVLOOKUP関数やXLOOKUP関数を使い、検索専用シートを作成する方法があります。ただし関数の設定にはある程度のExcelの知識が必要で、担当者が変わった際の引き継ぎが課題になる場合があります。
Q表記ゆれを防ぐにはどうすればよいですか?
Aフリガナの表記(カタカナ統一など)や電話番号のハイフンの有無など、入力時のルールをあらかじめ決めておくことが有効です。選択式の項目は「データの入力規則」機能を使うと自由入力によるゆれを防ぎやすくなります。
Q複数人でExcelを編集すると起きやすい問題は何ですか?
A誰がいつ更新したか分からないまま上書きされたり、同じ顧客の行が重複して作られたりすることがあります。これにより、どの情報が最新か判断しづらくなる場合があります。
Qひとメモでは健康情報なども管理できますか?
Aいいえ、ひとメモは健康情報などの要配慮個人情報を入力しない設計になっています。顧客の基本的な連絡先情報の検索・呼び出しに用途を絞ったツールです。
Qひとメモを使う場合、個人情報の管理責任はどこにありますか?
A入力した個人情報の管理責任は、ツールを利用する店舗側にあります。共有範囲の設定など、利用側での確認が必要です。
電話番号の一部で顧客を検索できるひとメモ
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坂本大輔 | CalmCraft運営者
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