確定申告前の経費書類整理のやり方|領収書 仕分けから経費一覧の作成まで

確定申告準備の前提：最終的に何を用意する必要があるか

経費書類の整理を始める前に、確定申告でどのような書類が必要になるのかを確認しておきます。白色申告・青色申告のいずれであっても、収入金額や必要経費の内容を記載した書類（収支内訳書や青色申告決算書など）の作成と、取引に伴って作成・受領した書類の保存が必要です。

必要経費については、「仕入」と「経費」に区分し、さらに経費は「給料賃金」「外注工賃」「減価償却費」「貸倒金」「地代家賃」「利子割引料」「その他の経費」といった科目に区分して記帳することになっています出典: 国税庁。

また、決算が終わった帳簿や棚卸表、納品書、請求書、領収書などの書類は、住所地や事業所の所在地に保存しておく必要があり、書類は収入・経費などの取引の種類別に、かつ日付順に整理して編てつするよう案内されています出典: 国税庁。保存期間は申告の種類によって異なるため、最新の内容は、国税庁 確定申告特集ページでご確認ください。

つまり、確定申告準備として最終的に用意するものは、大きく分けて次の2つです。

• 収入・経費の内容を記載した書類（収支内訳書、青色申告決算書など）
• 取引の種類別・日付順に整理された領収書・請求書などの原本（保存義務のある期間分）

この2つを見据えて、日々の経費書類を整理していく、という流れになります。

確定申告前の経費書類整理の手順

ここから、実際の整理の手順を番号順に解説します。

1. 領収書・レシートを集める

まずは財布、引き出し、メール、クレジットカード明細、キャッシュレス決済アプリなど、経費に関わる書類が散らばっている場所から集めます。紙の領収書だけでなく、オンライン購入時のPDF領収書やメール添付の請求書なども対象になります。

集める段階では仕分けまでしなくてよく、とりあえず1か所（封筒やクリアファイル、フォルダなど）にまとめることを優先します。

2. 内容を確認する

集めた書類を1枚ずつ確認し、以下の項目が読み取れるかチェックします。

• 日付
• 支払先（店名・会社名）
• 金額
• 内容（品目・用途）
• 支払方法（現金・クレジットカード・銀行振込など）

内容が薄い場合（「お品代」としか書かれていないレシートなど）は、後から見てもわかるように、裏面などに用途をメモしておくという方法もあります。メモを残しておいたことで、後から内容を思い出しやすかったと感じる人もいるようです。特に接待交際費のように人数や目的が関係する経費は、誰とどのような目的で支払ったかを書き添えておくと、後で見返したときに判断しやすくなります。

3. 領収書を仕分けする

経費で使った支払いは、大きく分けると次の3つの区分に整理できます。

• 現金で支払った領収書
• クレジットカードやスマホ決済などキャッシュレスで支払った領収書
• 取引先から送られてきた請求書（銀行振込・自動引き落としなど）

この3区分に加えて、勘定科目（消耗品費、交通費、接待交際費、地代家賃など）ごとにクリップやクリアファイルで分けておくという方法もあります。科目ごとに分けておいたことで、経費一覧の作成や税理士・会計ソフトへの入力時に対応しやすかったと感じる人もいるようです。

事業用かプライベート用か判断に迷う支出については、この段階で無理に判断せず、いったん保管しておくという考え方もあります。後から経費にできると判明しても、書類を処分してしまっていると対応できなくなるためです。

4. ファイル名を付ける

紙の領収書をスキャンしたり、オンラインで受け取った領収書・請求書のPDFを保存したりする場合は、ファイル名の付け方をあらかじめ決めておくという方法もあります。付け方を決めておいたことで、後で特定の書類を探しやすかったと感じる人もいるようです。

例えば「日付_支払先_金額」のような形式で統一しておく方法があります。この形式にしておくと、ファイル一覧を日付順や支払先順に並び替えたときに内容を把握しやすかったと感じる人もいるようです。電子データとして保存する書類については、検索要件を満たすファイル名の付け方について別記事でも手順を解説していますので、あわせてご確認ください（電帳法に沿った領収書ファイル名の付け方）。

5. 経費の一覧（索引簿）にまとめる

仕分けとファイル名付けが終わったら、日付・支払先・金額・勘定科目・支払方法などを一覧にした表（索引簿）を作成します。表計算ソフトや会計ソフトの入力画面を使い、1行に1件ずつ記録していく形が一般的です。

この一覧があることで、収支内訳書や青色申告決算書を作成する際に、科目ごとの合計額を集計する際の手がかりになります。また、後から特定の書類を探す際にも、一覧から該当行を見つけてファイルを探すという流れを取ることができ、書類を1枚ずつめくり直す手間を減らせたと感じる人もいるようです。

つまずきやすい点

経費書類の整理を進める中で、特につまずきやすいポイントをまとめます。

件数が多いと時間がかかる

1年分の領収書をまとめて整理しようとすると、件数が多い場合にそれだけ作業時間がかかります。日々の取引が多い業種ほど、月末や年末にまとめて作業しようとすると、件数が多い分、作業時間がかかることがあります。そのため、月単位・週単位でこまめに仕分けを進めておく、という進め方もあります。

ファイル名のルールが途中で揺れる

ファイル名の付け方を途中で変えてしまうと、一覧で並び替えたときに表記がばらついてしまい、かえって探しにくくなることがあります。整理を始める前に、ファイル名の形式（日付の書き方、区切り文字の使い方など）を決めておくという方法もあります。形式を先に決めておいたことで、後からの手戻りが少なかったと感じる人もいるようです。

判断に迷う支出の扱いが決まっていない

事業用かプライベート用か判断に迷う支出について、都度判断基準が変わってしまうと、後で見返したときに一貫性がなくなります。迷った場合の扱い（いったん保管する、メモを残しておく等）をあらかじめ決めておくという方法もあります。扱いを決めておいたことで、仕分け作業中に判断で止まることが少なかったと感じる人もいるようです。

索引簿の更新を後回しにしてしまう

領収書を集めて仕分けしただけで満足してしまい、索引簿への転記を後回しにすると、結局申告直前にまとめて作業することになり、件数が多い場合は確認作業に追われることがあります。仕分けとファイル名付け、索引簿への記録はできるだけセットで進めておくという方法もあります。セットで進めておいたことで、後工程の負担が分散できたと感じる人もいるようです。

ツールを活用する選択肢

ここまでの手順は手作業でも進められますが、領収書の件数が多い場合や、ファイル名の付け方・索引簿の形式を毎回考えるのが負担に感じられる場合、作業の一部を自動化する機能を持つツールを候補に入れる、という選択肢もあります。

例えば、Zero-Renameというサービスには、領収書のファイル名付けと索引簿CSVの作成を自動化する機能があります（提供内容や対応範囲はサービスの仕様によって異なるため、利用前に公式情報をご確認ください）。月額500円（税込）のプランがあり、1日3枚までの無料プランも用意されています（価格や条件は変更される場合があるため、最新情報は公式サイトでご確認ください）。

具体的な使い方としては、複数の領収書をまとめてアップロードし、内容を確認したうえで「一括保存」を押すと、ファイル名の変更と索引簿の作成がまとめて行われる、という流れになっています（対応するファイル形式や件数には制限がある場合があります）。1枚ずつファイル名を手入力したり、索引簿に転記したりする作業を自動化したい場合に、選択肢の一つとなり得ます。実際にどの程度作業の手間が減るかは、書類の件数や内容、利用環境によって異なります。

もちろん、表計算ソフトのテンプレートを自作する方法や、会計ソフトの領収書読み取り機能を使う方法など、ほかにも選択肢はあります。自分の書類の件数や作業時間の確保しやすさに応じて、どの方法が合っているか検討するとよいでしょう。

まとめ

確定申告前の経費書類整理は、①領収書を集める、②内容を確認する、③区分ごとに仕分ける、④ファイル名を付ける、⑤経費の一覧（索引簿）にまとめる、という手順で進めると作業の見通しが立てやすくなります。件数が多いと時間がかかる、ファイル名のルールが途中で揺れる、といったつまずきやすい点を踏まえ、こまめに作業を進めておくことや、必要に応じてツールを活用することも選択肢になります。

確定申告の手続きや期限、保存期間の詳細な取り扱いについては制度変更がある場合もあるため、最新の内容は、国税庁 確定申告特集ページでご確認ください。