建設業の勤怠管理を無料で始める方法と選び方

建設業の勤怠管理で無料ツールを選ぶ前に確認したい3つの観点

現場での打刻のしやすさ

建設業の勤怠管理がオフィス勤務の勤怠管理と異なる点は、打刻する場所が毎日変わる可能性があることです。現場管理の視点では、次のような点を確認する必要があります。

• スマートフォンがあれば打刻できるか(専用機器の購入が不要か)
• GPS(位置情報)で打刻場所を記録できるか
• 電波が弱い現場でも打刻・同期できるか
• 複数の現場を掛け持ちする従業員が、現場ごとに打刻先を切り替えられるか

紙の出面帳やExcelでの管理では、現場から事務所に戻ってから入力する運用になりがちで、入力漏れや記憶違いが起きる余地があります。GPSと連動した打刻機能を備えたツールであれば、通信環境や端末の状態によっては、現場にいる間にその場で打刻を完了できる場合があります。

従業員の使いやすさ

現場で働く従業員の中には、スマートフォンの操作に慣れていない方や、日本語の入力に時間がかかる方もいます。アプリを導入しても、実際に現場で使われなければ意味がありません。次の点を確認しておくと、導入後のつまずきを減らせる場合があります。

• 従業員側のアカウント登録作業が簡単か(IDやパスワードを自分で設定する必要があるか)

• 文字入力ではなく音声入力や写真で日報を残せるか
• 打刻ボタンが分かりやすい位置にあるか

料金体系(どこまで無料か)

「無料」とうたっていても、以下のような条件が付いている場合があるため、契約前に確認が必要です。

• 無料期間が決まっている(例:30日間のみ)
• 人数が一定数を超えると有料になる
• 一部機能だけが無料で、GPS打刻や日報機能などは有料プランでのみ使える
• クレジットカード登録が必須で、無料期間終了後に自動課金される

無料と書かれていても、実態は「有料プランのお試し期間」であることも少なくありません。期間の制限があるのか、人数の上限があるのか、クレジットカード登録が必要かどうかは、導入前に必ず確認しておく必要があります。

比較の軸:紙・Excel/大手の多機能ツール/機能を絞った小規模向けツール

建設業の勤怠管理の選択肢は、大きく分けて3種類あります。それぞれの特徴を整理します。

紙・Excelでの管理

費用はかかりませんが、現場から事務所への転記作業や、月末の集計作業に時間がかかる場合があります。また、現場ごとに異なる担当者が記入すると、記入漏れや書式のばらつきが生じることもあります。複数の現場を掛け持ちする従業員が多い場合、誰がどの現場にいつ入っていたかを後から追うのが難しくなることもあります。

大手の多機能ツール

勤怠管理だけでなく、原価管理や工程管理、写真管理など幅広い機能を備えた多機能ツールもあります。機能が豊富な分、料金体系が従業員数や現場数に応じて変動することが多く、小規模な建設業にとっては使わない機能のためにコストがかかる場合もあります。導入前に、自社が実際に使う機能とプランの範囲が一致しているかを確認する必要があります。

機能を絞った小規模向けツール

打刻や日報など、勤怠管理に必要な機能に絞ったツールもあります。機能を絞っている分、操作画面がシンプルになっていたり、料金が抑えられていたりするツールもありますが、これはツールごとに異なるため個別に確認が必要です。ただし、給与計算や原価管理など他の業務と連携させたい場合は、別のツールやソフトとの組み合わせが必要になることもあります。

現場数・従業員数別の選び方

現場の数や従業員数によって、確認すべき優先順位が変わります。

現場数が少なく従業員も少ない場合(個人事業主〜数名規模)

打刻機能と日報機能があれば足りることが多く、無料プランの範囲で収まる可能性があります。まずは無料で使える範囲を試し、人数や現場数が増えたタイミングで有料プランへの切り替えを検討する、という進め方も一つの方法です。

現場が複数あり従業員も増えてきた場合(10名〜数十名規模)

現場ごとの出面(でづら、現場への出勤状況)を一覧で把握する必要が出てきます。このあたりから、CSV出力など他のソフトとの連携機能が必要になることもあります。無料プランの人数上限に注意しながら、必要に応じて有料プランへの移行も視野に入れておく必要があります。

現場数・従業員数がさらに多い場合(数十名〜)

原価管理や工程管理との連携まで視野に入れる場合、大手の多機能ツールを候補に入れる場合もあります。ただし、その場合も現場での打刻のしやすさと従業員の使いやすさという観点は変わらず確認が必要です。

なお、シフトや人員配置の見直しに関する課題がある場合は、現場のシフト管理をLINEだけで完結させる方法はある?も参考になります。

無料から使える勤怠アプリの選択肢の一つ

ここまで紹介した観点に該当するサービスの一例として、「ワンタップ打刻」という小規模建設業向けの勤怠アプリがあります。他にも選択肢はあるため、自社の現場の状況と照らし合わせて比較検討することをおすすめします。

確認できている範囲(取材時点の公式サイト記載)の情報は以下の通りです。内容は変更される可能性があるため、利用前に公式サイトで最新情報を確認してください。

• 従業員3人までは期間の制限なく無料で利用でき、クレジットカードの登録も不要
• GPS付きでワンタップの打刻ができる
• 招待URLを送ることで従業員が登録を進められる仕組みがあり、端末や通信環境によっては従業員側でのアカウント作成の手間を軽減できる場合がある
• 音声入力や写真での日報記録に対応している(対応範囲は端末や利用環境により異なる場合があります)
• 月次のCSV出力に対応しており、出力形式によっては給与計算ソフトへの転記に活用できる場合がある

具体的な利用の流れとしては、管理者がダッシュボードの画面で従業員名を入力して「招待する」ボタンを押すと、その従業員専用の招待URLが発行されます。そのURLを従業員にメッセージなどで送ることで、従業員はアプリの登録を進められ、打刻を開始できるようになる仕組みです。この仕組みでは、従業員があらかじめIDやパスワードを設定する工程を経ずに登録を進められる構成になっていますが、実際の運用では端末設定や認証など別の対応が必要になる場合があります。

まとめ

建設業の勤怠管理を無料で始める場合、まず確認すべきは「現場での打刻のしやすさ」「従業員の使いやすさ」「料金体系(どこまで無料か)」の3点です。その上で、紙・Excel、大手の多機能ツール、機能を絞った小規模向けツールのどれが自社の現場数・従業員数に合うかを比較し、必要であれば無料プランから試してみるという進め方があります。無料だからといって機能や条件を確認せずに導入すると、後から人数制限や機能不足に気づくこともあるため、契約前の確認を省かないことが大切です。