車両状態確認書 作成ツールを選ぶときに見るべき観点

車両状態確認書は、中古車の売買や整備の入出庫時に、走行距離や外装の傷、装備の有無などを記録し、店舗とお客様の双方で確認した証跡として残す書類です。法令で様式が定められているものではないため、紙の台帳やExcelで運用している店舗も少なくありません。

ツールを選ぶ段階では、まず次の2つの観点を確認しておく必要があります。

記録から書類作成までが一続きになっているか

走行距離や傷の記録をアプリで入力できても、そこから確認書のPDFを作るまでに別のソフトへの転記が必要になるようでは、紙の運用と手間があまり変わりません。入力した記録がそのまま確認書の形式に反映されるかどうかは、最初に確認しておきたいポイントです。

お客様の署名の取得までできるか

車両状態確認書は、店舗側の記録だけでなくお客様の確認・同意を伴うことで、証跡としての意味合いが強まると考えられている書類です。署名欄を紙に印刷して手書きしてもらう運用のほかに、タブレットやスマートフォンの画面上でお客様に電子署名をしてもらう方式に対応したツールもあります。電子署名対応ツールを探す場合は、署名がどの画面でどのタイミングに求められるのか、具体的な操作の流れまで確認しておくと、導入後の運用イメージがつかみやすくなります。

なお、中古車買取の現場で傷の見落としを防ぐためのチェック項目の考え方については、中古車買取で傷の見落としを防ぐチェックの付け方でも触れています。確認書の記録項目を検討する際の参考にしてください。

比較の軸:作成の手間・署名の取得方法・PDF出力

複数のツールを見比べるときは、次の3つの軸で整理すると違いが分かりやすくなります。

1. 作成までの手間

走行距離や傷の位置、装備の有無などをどのように入力するか(手入力か、選択式か)、入力項目がどこまで用意されているかはツールによって差があります。入力項目が多すぎると現場での記入に時間がかかり、少なすぎると必要な情報が漏れる可能性があります。自店舗で日常的に確認している項目と、ツール側の標準項目がどの程度一致しているかを確認しておく必要があります。

2. 電子署名 対応 ツールとしての署名取得方法

署名の取得方法には、主に次のようなパターンがあります。

• 店頭の端末(タブレット等)の画面にお客様が直接署名する方式
• お客様の携帯電話やメールに送付したリンクから、お客様自身の端末で署名する方式
• 紙に印刷して手書きで署名してもらう従来方式

その場でやり取りを完結させたいのか、お客様が持ち帰って後日確認してから署名する運用にしたいのかによって、適した方式は異なります。

3. 確認書 PDF 作成ができるか

記録と署名が揃った後、確認書がPDFとして出力されるかどうかも確認しておきたい点です。PDFであれば印刷して店舗控えとお客様控えに分けたり、メールで送付したりといった扱いがしやすくなります。一方で、PDF化の機能がなく画面上の記録のみで保存するツールもあるため、保管・提示の運用に合うかどうかを個別に確認する必要があります。

条件別の選び方

その場で署名まで完結させたい店舗の場合

来店時にその場で走行距離や外装の状態を確認し、お客様にもその場で画面を見てもらいながら署名してもらいたい店舗の場合は、記録入力から署名、PDF作成までが同じ画面上の流れで完結するツールを選ぶと、工程の切り替えが少なくなるという考え方もあります。別のアプリやシステムへの切り替えが発生しないことで、接客中の操作がシンプルになったと感じる店舗もあります。

まず記録だけデジタル化したい店舗の場合

一方で、署名の運用(紙かデジタルか)を変える前に、まずは記録の検索性や保管方法を見直したいという店舗もあります。この場合は、記録機能のみを先行して使い、署名や確認書の発行は従来の紙の運用のまま並行させるという段階的な導入方法も選択肢になります。すべての機能を一度に切り替える必要はなく、店舗の運用に合わせて部分的に使い始めることもできます。

確認書作成ツールの一つとしてのCar-Check AI

ここまでの観点を踏まえた上で、具体的なツールの例として、記録から確認書のPDF作成までを一つの流れで扱うCar-Check AIを紹介します。あくまで選択肢の一つであり、他にも同様の機能を持つツールはあります。

Car-Check AIは、公式情報によれば、走行距離の確定とお客様の画面上での電子署名の両方が完了した時点で、車両外装状態確認書がPDFとして作成される仕組みになっているとされています。逆に言えば、走行距離の確認か署名のどちらか一方でも未完了の状態では、PDFを作成できない仕様とのことです。なお、こうした仕様は変更される可能性があるため、導入を検討する際は最新の情報を公式サイト等で確認することをおすすめします。

画面の流れとしては、公式情報によれば、担当者が走行距離と外装の傷の確認を画面上で入力し終えた後、同じ画面の署名欄にお客様が直接署名し、その場でPDFが作成されるという手順になっているとされています。この流れであれば、別のアプリに移動したり、後日あらためて書類を作成し直したりする手間を減らせる場合があると考えられますが、実際の操作感は利用環境や運用方法によって異なることがあります。

料金面では、本記事執筆時点の公式情報によれば、無料プランのほかに月980円(税込)の有料プランが用意されているとされています。有料プランでは、作成される確認書に店舗のロゴを掲載できる機能が使えるとのことです。料金やプラン内容は変更される場合があるため、契約前には必ず公式サイト等で最新情報をご確認ください。まずは無料プランで記録とPDF作成の流れを試してから、ロゴ掲載などの要否に応じて有料プランへの切り替えを検討するという進め方も可能です(無料プランの利用条件や機能範囲は、利用前に公式情報で確認することをおすすめします)。

まとめ

車両状態確認書の作成ツールを選ぶ際は、記録から書類作成までが一続きになっているか、お客様の署名の取得までできるかという2つの観点をまず確認し、その上で作成の手間・署名の取得方法・PDF出力の可否という3つの軸で比較すると、自店舗の運用に合うツールを見極めやすくなります。その場で署名まで完結させたい店舗と、まず記録だけをデジタル化したい店舗とでは適した導入の進め方も異なるため、自店舗がどちらに近いかを整理した上で、Car-Check AIのような選択肢も含めて比較検討する方法があります。