退去立会いの記録ツールを比較する前に押さえたい前提

退去立会いは、入居者が退去する際に部屋の状態を貸主・管理会社と一緒に確認し、原状回復（入居者が元の状態に戻す義務の範囲）の費用負担を話し合う場です。国土交通省のガイドラインでも、入居時・退去時のチェックリストを作成し、当事者が立会いのうえ十分に確認することが重要だとされています。

入居時及び退去時に次項のようなチェックリストを作成し、部位ごとの損耗等の状況や原状回復の内容について、当事者が立会いのうえ十分に確認することが必要であると考えられる。出典: 国土交通省

また、別の資料では、退去時は賃借人と管理会社等が一緒に部屋の点検・確認を行い、その場で修繕が必要な部位を伝え、後日請求書を送付することが多いとも説明されています。

退去時は、賃借人と管理会社等が一緒に部屋の点検・確認を行い、その場で修繕が必要な部位を伝えられ、後日、請求書が送付されることが多いようです。出典: 国土交通省

つまり、退去立会いの記録ツールに求められる役割は、単なる写真保存ではなく「当日の確認内容を記録として残し、後日の精算・説明の際に参照できる形にすること」です。この前提を踏まえて、比較の軸を見ていきます。

なお、原状回復の費用負担そのものの考え方については、原状回復の負担区分が分からないときの考え方と確認手順や原状回復の特約トラブル事例から見る注意点【管理会社向け】で詳しく整理していますので、あわせて確認しておくと比較軸の意味が理解しやすくなります。

退去立会い ツール 比較で見るべき4つの軸

1. 記録のしやすさ

現場での記録は、片手がふさがりやすい状況で進めることが多いため、写真・メモ・音声のどれで入力できるかが作業負担に直結します。チェックリスト形式で部位ごとに入力する方式、写真を撮るだけで項目候補が出る方式など、ツールによって入力の起点が異なります。立会い担当者がスマートフォンだけで完結できるか、タブレットが必要かも確認しておくと、現場での持ち物が減らせます。

2. 原状回復 ソフト 比較で重要な「金額計算の有無」

退去立会いの記録ツールの中には、記録だけに特化したものと、原状回復費用の概算計算まで含むものがあります。原状回復ソフト比較をする際は、破損箇所に費用を紐づけて合計を自動で積み上げる機能があるか、経年劣化（年数の経過による自然な損耗。原則として借主の負担にならない部分）を考慮した計算になっているかを確認する必要があります。手計算や別のExcelシートで集計している場合、計算ミスや転記漏れが起きやすくなるため、この機能の有無は比較の重要な分かれ目になります。

3. 署名方法(現地・リモート・証跡の強さ)

立会い後の署名は、貸主・借主双方が内容に合意したことを示す重要な工程です。比較の際は、以下の点を確認します。

• 現地でその場で署名できるか
• 立会いに来られない人がリモートで後から署名できるか
• 署名後に内容が改ざんされていないことを技術的に証明できるか(ハッシュ値の記録など)
• 片方が立ち会わなかった場合、その理由が記録に残るか

署名後の改ざん検知については、PDFがそれ自体のハッシュ値（データの内容から算出される固有の値で、内容が変わると値も変わる仕組み）を持つ形式であれば、内容が署名時点から変更されていないかを技術的に確認する手がかりになります。ただし、ハッシュ値の有無だけで法的な証明力が保証されるわけではなく、保存方法や運用の仕方によっても証跡としての価値は変わる点には留意が必要です。

4. 価格(初期費用・月額・スタッフ数による変動)

価格は、月額固定なのか、立会い件数やスタッフ招待人数に応じて変動するのかで総コストが大きく変わります。無料プランがある場合は、どこまでが無料の範囲でどこから有料になるのかを事前に確認し、繁忙期にスタッフを増やしても想定外の費用が発生しないかをチェックしておく必要があります。

条件別の選び方

戸数・立会い件数で選ぶ

月間の立会い件数が少ない場合は、無料プランやシンプルな記録機能だけのツールでも十分なことがあります。一方で、複数の物件・オーナーを抱え、月に数十件以上の立会いをこなす管理会社では、金額計算の自動化や署名の証跡管理ができていないと、精算業務の負荷がそのまま担当者に跳ね返ってきます。件数が増えるほど、記録から精算書作成までを一気通貫でこなせるかどうかが比較の重要度を増します。

スタッフ人数・拠点数で選ぶ

立会いを担当するスタッフが複数人いる場合、アカウントやスタッフ招待の上限数が業務に合っているかを確認します。招待人数に上限があるツールでは、繁忙期に一時的に人員を増やす際に追加費用や上限超過が発生することがあります。また、複数拠点で担当者が異なる場合は、記録フォーマットが担当者によってばらつかないよう、チェックリストの項目が統一されているツールを選ぶと、後日の確認作業がしやすくなります。

外国人入居者への対応が必要か

入居者に外国籍の方が含まれる場合、多言語対応の有無も比較軸に加える必要があります。日本語以外の対応言語が用意されているツールもあるため、入居者層に応じて確認しておくとよい項目です。

退去レポの機能と画面の流れ(紹介)

ここまでの比較軸を踏まえたうえで、記録ツールの選択肢の一つとして「退去レポ」を紹介します。退去レポは、退去立会いの記録から署名・証跡管理までを一つの画面・操作の流れでまとめて行えるよう設計されたツールの一例です。同様に記録から署名までを一括で扱えるツールは他にも存在するため、実際の使い勝手は各サービスの画面や操作性を確認したうえで判断することをおすすめします。

実際の画面の流れに沿って説明すると、まず担当者が現地でスマートフォンから部屋の写真を撮影し、あわせて音声で状況をコメントします。すると、写真と音声の内容をもとにAIが「クロスの汚損」「床の傷」といった記録項目の候補を提案し、担当者はその候補の中から実際の状況に合致するものを選んで確定する、という流れです。項目が確定すると、経年劣化を考慮した概算金額の目安が自動で計算され、合計額がその場で画面に表示される仕組みですが、この提案内容や算出ロジックの精度を保証するものではなく、撮影状況や物件の状態、運用時点の設定などの条件によって結果は変動します。あくまで担当者が最終確認・判断を行うための参考情報の一つとして提示される仕組みです。金額に双方が合意したら、現地でその場で署名するか、立会いに来られない側がリモートで後から署名する方法を選べます。署名が完了すると、点検確認書がPDFとして出力され、同時にそのPDFにハッシュ値が記録される仕組みになっており、保存されたハッシュ値と照合することで、署名後に内容が変更されていないかを確認する手がかりとして利用できます。

料金については、無料の範囲と有料プランで扱える内容が異なります。無料の範囲では基本的な記録・署名機能を試すことができ、有料プラン(記事執筆時点で月額980円、税込)にすると、スタッフ招待人数の上限が広がるなど、複数人での運用を前提にした範囲が拡大する仕組みになっています(料金や提供条件は変更される場合があるため、最新の内容は公式サイト等で確認することをおすすめします)。どこまでが無料で使えるのか、有料化のタイミングはどこかは、導入前に必ず確認しておく必要があります。

退去立会いの記録ツールには、退去レポのほかにも、チェックリスト形式で入退去の記録を比較表示するアプリや、写真報告をベースにした原状回復ソフトなど、複数の選択肢があります。どれが合うかは、前述の4つの軸と、自社の戸数・スタッフ人数・入居者層によって変わるため、無料プランやトライアルがあるツールはまず試してみたうえで判断することをおすすめします。

まとめ

退去立会いの記録ツールを比較する際は、記録のしやすさ・金額計算の有無・署名方法・価格の4軸を基準に、自社の戸数やスタッフ人数、入居者の特性に合わせて選ぶことが大切です。原状回復の費用負担そのものの考え方に不安がある場合は、原状回復の負担区分が分からないときの考え方と確認手順もあわせて確認し、ツール選びと運用ルールの両面から準備を進めてください。