結論:索引簿CSVに最低限必要な項目

索引簿をCSVで作る場合、まず押さえておきたい項目は次の4つです。

• 取引年月日
• 取引先名
• 取引金額
• 対応するファイル名

国税庁が公開している資料でも、表計算ソフトで「日付・取引先・金額」を入力して索引簿を作成し、検索できるようにする方法が挙げられています。出典: 国税庁

この4項目があれば、CSVを開いて日付順に並べ替えたり、取引先名で絞り込んだりといった基本的な検索ができる状態になります。連番や登録番号などの列を追加するかどうかは、運用のしやすさに応じて判断してよい部分です。

前提の確認:索引簿に求められる項目とは

索引簿をCSVで作る前に、そもそも索引簿にはどのような情報が求められているのかを確認しておきます。

電子取引データの保存においては、以下のいずれかの方法で検索できる状態にしておく必要があるとされています。

1. 規則的なファイル名を付ける方法(ファイル名に日付・取引先・金額を含める)
2. 履歴が残るシステム、または訂正削除ができないシステムでデータを授受・保存する方法
3. 表計算ソフト等で索引簿を作成する方法

このうち3番目の「索引簿を作成する方法」を選ぶ場合、表計算ソフトで「日付・取引先・金額」を入力し、索引簿を作成しておくことで、表計算ソフトの機能(フィルタや検索)を使って該当のデータを探し出せるようにしておく、という考え方になります。出典: 国税庁

また、国税庁のサイトには索引簿の作成例もExcel形式で公開されており、列構成の参考にすることができます。出典: 国税庁

なお、索引簿と合わせて、改ざん防止のための事務処理規程を整備して運用することも求められる場合があります。索引簿の項目や様式が自社の状況で電子帳簿保存法の要件を満たすかどうかは、取引の規模や保存方法によって判断が分かれる部分もあるため、最新の内容は、国税庁 電子帳簿保存法特設サイトでご確認ください。

ファイル名そのものへの命名ルールについては、電帳法に沿った領収書ファイル名の付け方【手順でわかる】でも整理していますので、索引簿と合わせて検討する際の参考にしてください。

索引簿をCSVで作る手順

ここからは、実際に領収書の束からCSVの索引簿を作るまでの流れを、番号つきで見ていきます。

1. 領収書・請求書のPDFを1か所に集める

メール添付、ネットショップからのダウンロード、スキャンした紙の領収書などを、月ごと・年度ごとのフォルダに集めておきます。まずは「どこに何があるか」を物理的にそろえる段階です。

2. 1枚ずつ、日付・取引先・金額を確認する

集めたファイルを1つずつ開き、取引年月日・取引先名・取引金額を確認します。この段階で、ファイル名にもこれらの情報を反映させておくと、索引簿との対応づけが後から楽になります。

• 取引年月日を確認した
• 取引先名を確認した
• 取引金額(税込・税抜のどちらかを統一)を確認した
• ファイル名を日付・取引先・金額が分かる形に変更した

3. Excel 索引簿、またはCSVに1行ずつ書き出す

確認した内容を、Excel 索引簿や表計算ソフトの1行に入力していきます。列の順序は自由ですが、一般的には「連番・日付・取引先・金額・ファイル名」の順に並べると見やすくなります。

連番	日付	取引先	金額	ファイル名
1	2026/09/21	㈱霞商店	110,000	20260921_霞商店_110000.pdf
2	2026/09/22	有限会社〇〇	32,780	20260922_〇〇_32780.pdf

Excelで作成したものは、最終的に「CSV(カンマ区切り)」形式で保存すると、他のシステムへの取り込みや検索がしやすくなります。CSV テンプレートとして、上記のような列構成のファイルを1つ用意しておき、新しい領収書が出るたびに行を追加していく運用が考えられます。

4. 月ごと・年度ごとにファイルをまとめる

索引簿CSVは、年度フォルダの直下など、分かりやすい場所に置いておきます。領収書本体のPDFは月フォルダに分けて保存し、索引簿はそれらを横断的に検索するための一覧表として機能させる、という役割分担です。

5. 事務処理規程と一緒に保存する

索引簿による検索要件を満たす方法を選ぶ場合、合わせて改ざん防止のための事務処理規程を整備し、規程どおりに運用することが求められる場合があります。国税庁のサイトには個人事業者向けの規程サンプルも公開されていますので、参考にする方法もあります。出典: 国税庁

つまずきやすい点

索引簿CSVを実際に作り始めると、いくつかのポイントでつまずくことがあります。

表記ゆれ

取引先名を「㈱霞商店」「株式会社霞商店」「カスミ商店」のように、都度違う表記で入力してしまうと、あとでCSVを検索・フィルタした際に同じ取引先として抽出できなくなることがあります。取引先名は略称・正式名称のどちらかに統一しておく方法が考えられます。

金額の桁・税込/税抜の混在

同じ索引簿の中で、ある行は税込金額、別の行は税抜金額が入っていると、金額で絞り込んだときに意図した結果にならないことがあります。どちらで統一するかを先に決めておくと、あとからの混乱を避けやすくなります。

ファイル名との対応づけ漏れ

索引簿には行を追加したものの、対応するファイル名の変更を忘れてしまう、あるいはファイル名は変更したのに索引簿への追記を忘れてしまう、というケースも起こり得ます。索引簿とファイル名は常にセットで更新する、という運用ルールを決めておくことが大切です。

日付の表記形式の不統一

「2026/09/21」「2026年9月21日」「20260921」のように日付の書式が行ごとにばらついていると、ソートや検索がうまくいかないことがあります。CSV テンプレートを作る段階で、日付の書式を1つに決めておく方法が考えられます。

ツールで楽にする選択肢

ここまで見てきたとおり、索引簿CSVを手作業で作る場合、領収書1枚ごとに「ファイル名を変更する作業」と「索引簿に1行追加する作業」の両方が発生します。どちらも元になる情報(日付・取引先・金額)は同じであるため、これを別々の作業として繰り返すことが負担に感じられる場面もあります。

こうした二重入力の負担をどの程度感じるかは取引件数や運用体制によって異なりますが、負担を軽減する方法の一つとして、ファイル名の一括変更と索引簿の作成を同時に行うツールを利用する選択肢も存在します。実際にどの程度作業が省力化されるかは、取引件数やツールの仕様によって変わってきます。

ファイル名の一括変更と索引簿作成を同時に行うことをうたうツールも市販されており、例えば取引年月日・取引先・取引金額・ファイル名をまとめたCSVを、ファイル名の一括変更とあわせて生成する仕組みを備えていると説明されているものもあります。ただし、実際に搭載されている機能や操作の流れ、出力されるファイル形式などはツールによって異なるため、利用を検討する際は各ツールの提供元が公開している最新の情報で確認することが必要です。

索引簿CSVの作成方法としては、Excelで手作業にまとめる方法、専用システムで管理する方法、このようなリネームと同時生成のツールを使う方法など、いくつかの選択肢があります。どの方法が自社の運用に合うかは、取引件数や社内の作業体制によって異なりますので、他の選択肢とも比較しながら検討する方法が考えられます。

勤怠や経費など他業務でのCSV出力・連携については、現場の勤怠記録を給与ソフトに渡す手順|CSV出力から転記までの流れでも手順を紹介していますので、CSVを使った業務整理の参考にしてください。

まとめ

索引簿をCSVで作る際は、まず「日付・取引先・金額・ファイル名」の4項目を基本の骨格として押さえることが出発点になります。その上で、領収書を1か所に集め、1枚ずつ内容を確認し、CSVに1行ずつ書き出していくという手順を踏むことで、検索可能な索引簿を整えることができます。表記ゆれや金額の単位の不統一、ファイル名との対応づけ漏れといった点には注意しながら、必要に応じてツールによる自動生成も選択肢に入れて検討してみてください。索引簿の様式が自社にとって要件を満たすかどうかについては、最新の内容を国税庁 電子帳簿保存法特設サイトで確認することをおすすめします。