中古車販売店や整備工場で入庫・買取時の傷を記録している担当者の中には、撮影した写真をあとからチェックシートやExcelに転記する作業を面倒だと感じている方が少なくありません。この面倒さの正体は、写真を撮る場所と、傷の内容を記録する場所が別々になっていることにあります。撮影した現場ではメモを残さず、あとから記憶を頼りに「どこに、どんな傷があったか」を思い出しながら転記するため、二度手間になり、時間もかかってしまいます。
この記事では、なぜ車両の傷記録の転記が面倒になるのか、その原因を整理したうえで、今日から取り組める対処法と、ツールを使って解決する選択肢の両方を紹介します。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
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御社専用の業務効率化ツールを月額980円〜で作りますまず、転記作業がなぜ発生し、なぜ面倒に感じられるのかを整理します。
現場によっては、まず車両を一周して傷の箇所をスマートフォンやカメラで撮影し、その後にオフィスへ戻ってから、写真を見ながらチェックシートやExcelに記入するという流れをとっているところもあります。撮影の時点では「どのドアに」「どんな傷があったか」という情報は頭の中にしかなく、紙やデータとして残っていません。
この間に別の業務が入ったり、複数台の車両をまとめて撮影したりすると、どの写真がどの車両の、どの箇所の傷だったかがあいまいになります。結果として、写真を拡大して見比べながら記憶をたどる作業が発生し、これが「面倒」と感じる最大の要因になっています。
同じ傷を見ても、ある担当者は「擦り傷」と書き、別の担当者は「こすれ」と書くことがあります。呼び方が統一されていないと、あとから台帳を見返したときに、同じ種類の傷なのか別の傷なのか判断しづらくなり、確認や集計の手間が増えます。特に複数人で分担して入庫対応をしている店舗では、この表記のばらつきが転記作業全体の効率を下げる原因になりやすいといえます。
スマートフォンのカメラロールに写真が保存され、記録は別のExcelファイルやチェックシートに入力する、という運用の場合、写真とテキスト情報が物理的にもシステム的にも分かれています。そのため、写真を見ながらファイルを開き、該当箇所を探して入力するという往復作業が毎回発生します。この往復こそが、転記を面倒にしている構造的な問題です。
転記が面倒に感じる根本原因は「写真を撮る場所」と「傷を記録する場所」が分かれていることにあります。この二つを近づけるほど、あとからの作業は減らしやすくなります。
原因が分かったところで、実際にどう対処すればよいかを見ていきます。ツールを導入しなくても取り組める方法から紹介します。
最も基本的な対処法は、撮影したその場で、簡単なメモを残すことです。スマートフォンの音声メモ機能やメモアプリを使い、「左フロントドア、小さな凹み」のように一言だけでも記録しておけば、あとから記憶に頼る必要がなくなります。写真と同じタイミングで情報を残しておくと、転記時の確認作業の手間が減ったと感じる担当者もいるようです。
傷の種類や程度の表現を、あらかじめ店舗内でいくつかのパターンに決めておくという方法もあります。例えば「擦り傷」「凹み」「塗装剥がれ」「ひび割れ」といった大まかな分類と、「軽微」「中程度」「要修理」のような程度の目安を事前に決めておけば、担当者が変わっても記録の書き方がばらつきにくくなります。
傷の記録表現を統一するルールを作る際は、紙に一覧表として貼り出しておく、あるいはチェックシートの選択肢として用意しておくなど、誰でも同じ言葉を選べる仕組みにしておくことがポイントです。表現が統一されていれば、あとから台帳を見返す際の検索や集計がしやすくなる場合があります。
写真と記録情報を別々の場所に保存するのではなく、できるだけ同じ場所・同じタイミングでまとめて扱う運用に変えることも、入庫時のチェック作業を効率化する観点で検討する価値があります。例えば、写真を撮った直後にその写真に紐づけてメモを残せるアプリを使う、あるいは1台ごとにフォルダを分けて写真とメモをセットで保存するなど、撮影と記録の距離を縮める工夫です。
こうした運用の見直しは、顧客管理や記録管理の分野でも共通する課題です。例えば Excelでの顧客管理が面倒と感じる場合の原因と対処法 でも、情報が複数の場所に分散していることが二度手間の原因になっている点が共通しています。
手順やルールを決めても、現場に浸透しなければ効果が出にくい場合があります。導入初期は、少数の担当者で試してから店舗全体に広げる進め方も一つの方法です。
ここまで紹介した対処法は、道具を使わなくても始められる一方で、店舗全体での徹底や、複数人での運用には限界がある場合もあります。そうした場合、撮影と記録を一体化できるツールを使うという方法もあり、店舗によってはこうした手段を検討することもあるようです。
撮影と記録を同じ場所でまとめる方法の一つとして、Car-Check AIというサービスがあります。類似の機能を持つサービスは他にも存在するため、あくまで数ある選択肢の一つとして捉えるとよいでしょう。これは、傷を撮影した直後に、30秒程度の音声で「左フロントドア、エクボ凹み」のように内容を伝えると、AIが箇所・傷の種類・程度・推奨される対応の候補を提示するというものです(分類の精度や提示される内容は、音声の内容や利用状況によって異なります)。
具体的な画面の流れとしては、まず車両の傷を撮影し、続けて音声で傷の内容を説明します。その後、確認画面にAIが分類した結果(箇所・種類・程度・推奨対応)が表示されるので、担当者はその内容を見て、間違いがないかを確認したうえでチェックを入れて確定します。確定すると、その内容をもとに車両外装状態確認書の下書きが作成される、という流れです。なお、実際の運用では、作成された確認書について担当者や管理者による最終確認が必要になる場合があります。
この仕組みは、前述した「撮影とメモを同じタイミングで残す」「傷の呼び方を統一する」という2つの対処法の考え方を、ツールの機能として取り入れようとしたものと捉えることができます。担当者が自分の言葉で話した内容を、AIが一定の分類ルールに沿って整理する仕組みのため、使い方によっては、人による表記のばらつきが抑えられたと感じる担当者の声も一部にはあるようですが、これはあくまで個別の利用者の体験に基づくものであり、効果を保証するものではありません。実際にどの程度ばらつきが抑えられるかは、運用方法や店舗の状況によって異なります。
Car-Check AIは、あくまで傷の記録と確認書の作成を支援するツールです。車両の価値や修復歴の判定は行いません。査定や修復歴の確認が必要な場合は、別途専門の仕組みや有資格者による確認を組み合わせる必要があります。
料金については、無料プランと、月980円(税込)の有料プランが用意されています。店舗の台数や利用頻度に応じて適したプランは異なるため、他の同種サービスの料金体系や機能とも比較しながら検討することをおすすめします。
なお、こうした撮影と記録を一体化するツールは他にも存在するため、Car-Check AIはあくまで選択肢の一つとして捉え、自店舗の運用に合うかどうかを比較検討することをおすすめします。
車両の傷記録の転記が面倒に感じる背景には、写真を撮る場所と記録を残す場所が離れていることがあります。対処法としては、撮影直後に一言メモを残す、傷の呼び方を店舗で統一する、撮影と記録を同じ場所にまとめる、という3つの方法が基本になります。それでも人手での徹底に限界を感じる場合は、撮影と音声入力、確認・分類までを一体化したツールを使う方法も選択肢の一つとして検討してみてください。
Q傷の記録を転記する作業は、どのくらいの頻度で発生しますか。
A入庫や買取のたびに撮影と記録が必要になるため、取扱台数が多い店舗ほど転記作業の頻度も増える傾向があります。具体的な頻度は店舗の業態や台数によって異なります。
Q傷の呼び方を統一するには、何から始めればよいですか。
Aまずは「擦り傷」「凹み」「塗装剥がれ」「ひび割れ」などの基本的な傷の種類と、「軽微」「中程度」「要修理」といった程度の目安を一覧にして、店舗内で共有することから始める方法があります。
QCar-Check AIは車両の価値や修復歴も判定してくれますか。
Aいいえ、Car-Check AIは傷の箇所・種類・程度・推奨対応の分類と記録の作成を支援するもので、車両の価値や修復歴の判定は行いません。
Q音声で入力した内容は、そのまま記録になりますか。
A音声の内容をもとにAIが分類結果を確認画面に表示し、担当者が内容を確認してチェックを入れて確定する流れになっています。確認せずそのまま記録になるわけではありません。
Q無料プランと有料プランでは何が違いますか。
ACar-Check AIには無料プランと月980円(税込)の有料プランが用意されています。店舗の利用頻度や台数に応じて、どちらが合うかを検討する形になります。
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この記事を書いた人
坂本大輔 | CalmCraft運営者
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