安全運転管理者の業務を担っていると、「アルコールチェックの記録簿は、結局いつまで保存すればよいのか」という疑問にぶつかることがあります。結論からお伝えすると、保存期間の法的な定めについては、本記事で断定的な数字をお示しすることは避けます。保存義務の具体的な期間や解釈は変わる可能性があるため、最新の内容は、警察庁の酒気帯び確認・記録の保存に関する案内ページなど、公式の案内で確認してください。
そのうえで、本記事では「保存期間が何年・何か月かはっきりしない」という状態でも困らないように、記録を手元に残しておくための運用の工夫と、ツールを使った対処法を解説します。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
まず、なぜ保存期間について迷ってしまうのか、その原因から整理します。
アルコールチェックの記録に関する保存義務は、道路交通法施行規則をはじめとする法令や、公安委員会・警察庁からの案内に基づいています。一方で、Web上にはさまざまな解説記事があり、年度によって記載内容が更新されていたり、事業者の業態（白ナンバー・緑ナンバーなど）によって関連する制度が異なっていたりするため、どの情報が自社に当てはまるのか分かりにくくなることがあります。
保存期間そのものについては、本記事では具体的な年数・月数を断定しません。社内規程や監査対応の根拠とする場合は、必ず警察庁の酒気帯び確認・記録の保存に関する案内ページなど、公式情報源で最新の内容をご確認ください。
保存期間がわかっていたとしても、記録簿が紙の帳票やExcelファイルとして複数の拠点・担当者に分散していると、「結局いつの記録がどこにあるのか」が分からなくなることがあります。特に複数営業所を抱える事業者では、拠点ごとに保存方法がばらついているケースもあります。この点については、複数営業所の酒気帯び確認、管理が大変な理由と見直し方でも取り上げています。
安全運転管理者や記録の管理担当者が異動・退職すると、「どこに何年分の記録があるか」という情報が引き継がれず、過去の記録簿の所在がわからなくなることがあります。紙の記録簿をキャビネットに保管している場合、引き継ぎ資料に保管場所が明記されていないと、後任者が探すところから始めることになります。
保存義務の期間そのものを断定することはできませんが、実務上まず押さえておきたい考え方を整理します。
・保存義務の具体的な期間は、公式の案内（警察庁の酒気帯び確認・記録の保存に関する案内ページなど）で確認する ・自社がどの制度（道路交通法に基づく安全運転管理者の酒気帯び確認、貨物・旅客運送事業者の点呼記録など）に該当するかを確認する ・社内規程として「最低限いつまで残すか」を文書化しておく
なお、参考として、国土交通省が公表している貨物・旅客自動車運送事業者向けの資料では、点呼記録について一定期間の電磁的記録による保存やCSV形式での出力に関する記載があります。出典: 国土交通省「遠隔点呼・自動点呼」業態によって適用される制度や保存の考え方が異なるため、自社がどの制度の対象になるかをまず確認しておく必要があります。
保存期間がはっきりしない状態でも、「必要なときに記録が見つからない」という事態は避けたいところです。ここでは原因ごとの対処法を整理します。
公式の案内で示される期間が明確でない、あるいは解釈に幅がある場合は、社内規程として「最低でもこの期間は保存する」というルールを先に決めておく方法があります。期間を長めに設定しておくことで、後から「もっと長く保存しておけばよかった」という事態を避けられたと感じる事業者もいます。ただし、どの程度の期間が適切かは事業者の状況によって異なるため、自社の実情に応じて検討することが望まれます。
紙・Excel・複数拠点のファイルに分散している記録を、一つの記録一覧として集約しておくことも有効です。記録一覧として集約しておくことで、「保存期間が何年か」という議論とは別に、「記録がどこにあるか分からない」という問題については改善が見込める場合があります。ただし、集約の方法や運用体制によって効果の度合いは異なります。記録の訂正が必要になった場合の対応についても、アルコールチェックの記録を訂正する正しい方法にまとめています。
保存期間の判断に迷っている間に記録が消えてしまっては本末転倒です。記録を保存するシステムやツールを選ぶ際には、指定した期間が経過しても自動的に記録が削除されない仕組みかどうかを確認しておくことで、「気づいたら古い記録が消えていた」という事態を防げる可能性があります。仕組みや設定内容はツールによって異なるため、導入前に確認することが望まれます。
ここまでの対処法を実際に運用に落とし込む手段の一つとして、記録管理ツールを使う方法が挙げられます。ここでは「のみチェック」を例に、記録の保存・出力の仕組みを紹介します。
のみチェックでは、記録の自動削除を行わない仕様になっているとされています。そのため、保存期間についての判断に迷っている間に記録データが自動的に削除される可能性は低いと考えられますが、設定内容や契約プランによって挙動が異なる場合があります。なお、仕様は今後変更される可能性があるため、最新の内容は提供元に確認することをお勧めします。そのうえで、有料プランでは記録一覧の画面から期間を指定してCSV形式で出力する、または印刷用の画面から出力することができます。
また、ツールの利用を解約した場合の記録の扱いは、プランや契約条件によって異なります。契約内容によっては、解約後も一定期間は記録の閲覧・CSV出力・印刷が可能な場合があり、その場合は保存義務に関わる記録を引き継ぐための猶予として活用できる可能性があります。ただし、解約後すぐに記録へのアクセスができなくなる契約やプランもあるため、具体的な期間や条件は事前に契約内容を確認しておくことが望まれます。
実際の操作イメージとして、記録一覧の画面から期間を指定してCSVをダウンロードする流れは次のようになります。
同様に、紙での保管や監査対応で印刷が必要な場合は、CSV出力の代わりに印刷用画面から出力することもできます。いずれも有料プランの機能として用意されているため、利用中のプランを確認したうえで操作してください。
のみチェックはあくまで記録管理ツールの一つの選択肢です。QRコードを使った記録方法など、他の記録手段と組み合わせて検討することもできます。QRコードでの記録についてはアルコールチェックをQRコードで記録する仕組みとは|選び方のポイントで紹介しています。
保存期間の判断が難しい分、「いつ記録を削除・廃棄してよいか」という判断も慎重に行う必要があります。公式の案内で示される保存期間を確認したうえで、その期間を過ぎた記録をどう扱うかは、社内規程に沿って判断することになります。事故や労災が発生した場合などに、過去の記録が参照される場面も想定されるため、期間が過ぎたからといって即座に削除するのではなく、社内の情報管理規程と照らし合わせて判断する場合があります。
のみチェックのように記録の自動削除を行わない仕様のツールを利用している場合、保存期間を過ぎた記録の削除タイミングについても、契約プランや権限設定の範囲内で利用者側が判断できることがあります。ただし、保存容量の制限や仕様変更などにより、対応が異なる場合もあります。
アルコールチェックの記録簿をいつまで保存すればよいかという問いについて、本記事では具体的な年数を断定せず、最新の内容は警察庁の酒気帯び確認・記録の保存に関する案内ページなど公式の情報源で確認することをお勧めしました。そのうえで、
といった工夫により、「保存期間が分からない」状態でも記録を手元に残しやすくなります。記録一覧から期間を指定してCSV出力や印刷ができる仕組みを備えたツールもあり、自社の運用に合わせて活用を検討する余地があります。
Qアルコールチェックの記録簿の保存期間は何年ですか？
A保存期間の具体的な年数については、本記事では断定を避けています。解釈や案内内容が変わる可能性があるため、最新の情報は警察庁の酒気帯び確認・記録の保存に関する案内ページなど、公式の情報源でご確認ください。
Q紙の記録簿とクラウドツール、どちらで保存すべきですか？
Aどちらが優れているかを断定することはできません。拠点数や担当者の体制によって適した方法は異なります。記録の所在が分かりにくくなっている場合は、記録を一本化できる仕組みを検討する方法もあります。
Q記録管理ツールを解約したら、過去の記録はすぐに見られなくなりますか？
Aツールによって対応は異なります。のみチェックの場合、解約後も一定期間は記録の閲覧・CSV出力・印刷ができる仕組みになっています。利用中・検討中のツールの仕様は個別に確認することをお勧めします。
Q記録の自動削除がないツールを選ぶメリットは何ですか？
A保存期間の判断に迷っている間に、意図せず記録が消えてしまう事態を避けやすくなります。保存期間が過ぎた記録の削除判断を、利用者側で任意のタイミングで行える点も特徴の一つです。
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坂本大輔 | CalmCraft運営者
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