会員番号でお客様を管理できるアプリを探すとき、まず確認しておきたいのは「会員番号専用の機能があるかどうか」ではなく、「項目を自由に追加できるかどうか」です。多くのアプリは会員番号という名前の専用欄を用意しているわけではなく、顧客情報の項目を自分で追加できる仕組みを使って会員番号を管理する形になっています。この前提を知らずに「会員番号対応」という言葉だけでアプリを探すと、候補が見つからなかったり、逆に不要な機能ばかりのアプリを選んでしまったりすることがあります。
この記事では、会員番号で顧客を管理したい個人店のオーナーに向けて、アプリを選ぶときに確認すべき観点と、条件別の選び方を整理します。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
会員番号という言葉から、会員証の発行やポイント管理まで含めた専用システムを想像する方もいるかもしれません。ですが、個人店向けの顧客管理アプリの多くは、会員番号・会員ID・お客様番号といった項目を、店舗側で自由に作れる「カスタム項目」の一つとして扱っています。
つまり「会員番号管理アプリ」を探すときに本当に確認すべきなのは、以下の2点です。
この2つが満たされていれば、会員番号という名前の項目を作り、それを使って顧客を呼び出せるようになります。逆にこの2つが無いアプリは、会員番号という言葉を使っていても、実際には自由な運用がしにくい場合があります。
会員番号専用の機能を探すより、「項目を自由に追加できて、その項目で検索できるか」を基準に探した方が、候補が見つかりやすくなります。
個人店でお客様を管理する場合、会員番号だけでなく、生年月日や来店履歴、好みのメニュー、紹介者の名前など、店舗ごとに必要な項目はさまざまです。既存の項目欄が決まっていて追加ができないアプリだと、会員番号を入れる場所自体が無いということも起こり得ます。
確認する際は、デモ画面や無料プランで実際に「新しい項目を追加する」操作ができるかを試してみることをおすすめします。項目の名称だけでなく、文字列・数値・選択肢などの入力形式を選べるかどうかも、会員番号の運用では重要なポイントになります。例えば会員番号が「A-001」のように英数字混在の場合、数値専用の項目しか作れないアプリだと入力できないことがあります。
項目を追加できても、その項目が検索の対象にならなければ、受付の場面で会員番号からお客様を呼び出すことができません。項目追加の機能とは別に、「どの項目を検索対象にするか」を設定できるかどうかを合わせて確認しておく必要があります。
受付や電話対応の場面で名前の聞き取りに手間取るケースについては、電話番号で顧客情報を検索できるアプリの選び方でも近い考え方を扱っていますが、会員番号の場合も同様に、検索対象への指定可否が実務上の使い勝手を左右します。
観点が整理できたら、次は実際にアプリ同士を比較する軸を決めます。個人店の場合、特に確認しておきたいのは次の2点です。
個人店ではシステム担当者がいないことが多く、設定が複雑なアプリだと導入自体が負担になります。項目追加や検索対象の設定が、管理画面上で店舗オーナー自身が操作できる形になっているか、マニュアルを読まないと分からないほど複雑ではないかを確認しておくと安心です。
また、既存の顧客データ(紙の台帳やExcelなど)から移行する際に、会員番号の列をそのまま取り込めるかどうかも、導入のしやすさに関わります。Excelでの顧客管理に限界を感じている場合の背景については、Excel顧客管理がめんどくさい時の原因と対処法で触れていますので、あわせて確認してみてください。
顧客管理アプリの価格帯は、無料プランから月額制のものまで幅があります。個人店の場合、顧客数がそれほど多くない段階では無料プランや低価格帯のプランで十分なことも考えられます。一方で、項目追加や検索対象の指定といった機能が有料プランでしか使えないアプリもあるため、「会員番号を管理したい」という目的に必要な機能が、どのプランに含まれているかを事前に確認しておく必要があります。
個人事業主が顧客管理を無料で始める際の条件については、個人事業主の顧客管理、無料で始める条件とはでも整理していますので、参考にしてみてください。
価格表に「カスタム項目機能」や「検索条件の設定」が明記されていない場合、問い合わせや無料トライアルで実際の操作画面を確認してから契約することをおすすめします。
会員番号に加えて、紹介者名、所属コース、割引区分などを合わせて管理したい個人店では、項目の追加数に制限が無いか、または十分な数の項目を追加できるアプリを選んでおくと、後から項目が足りなくなる事態を避けやすくなります。
施術業や習い事教室など、受付時に会員番号を聞いてすぐにお客様の情報を呼び出したい業態では、検索結果の表示速度や、部分一致検索(番号の一部だけでも検索できるか)に対応しているかも確認しておくと、受付時の運用がスムーズになることがあります。
会員番号の管理だけでなく、予約受付や決済機能までまとめて一つのアプリで完結させたい場合は、顧客管理に特化したアプリではなく、予約システムや決済機能を含む総合的なサービスを検討する必要があります。この記事で紹介する「個人店のための受付台帳」には予約・決済機能は無いため、その点を踏まえて選ぶ必要があります。
会員番号を含めた項目を自由に管理できるアプリの一つとして、「個人店のための受付台帳」が挙げられます。これは顧客情報をデジタルの台帳として管理するためのアプリで、台帳設定の画面から、会員番号のような項目を自由に追加できる仕組みになっています。
追加した項目は、検索対象に指定することで、その項目を使った検索も行えるようになります。例えば会員番号を項目として追加し、検索対象に指定しておけば、受付の際に会員番号を入力してお客様の情報を呼び出す、という使い方ができます。
台帳設定での操作の流れは、おおむね次のようになります。
なお、個人店のための受付台帳には予約機能や決済機能は含まれていません。あくまで顧客情報と項目を管理するための台帳機能が中心のアプリであるため、予約受付や決済までまとめて一つのアプリで完結させたい場合は、他の選択肢と組み合わせる、または予約・決済機能を含む別のサービスを検討する必要があります。
このように、個人店のための受付台帳は会員番号の管理方法の一つの例であり、同様の考え方(項目の自由追加と検索対象の指定)を持つアプリは他にも存在します。実際に選ぶ際は、この記事で挙げた観点をもとに、自店の運用に合うかどうかを比較検討してみてください。
会員番号で顧客を管理できるアプリを選ぶときは、「会員番号専用の機能があるか」ではなく、「項目を自由に追加できるか」「追加した項目を検索対象に指定できるか」をまず確認することが出発点になります。そのうえで、導入のしやすさと価格を比較し、複数項目の管理や受付時の検索速度、予約・決済機能の要否といった、自店の条件に合わせた選び方を検討してみてください。
項目追加と検索対象の指定ができるアプリであれば、会員番号という名前にこだわらず、店舗ごとの運用に合わせた項目設計ができるようになります。個人店のオーナーがアプリを選ぶ際の一つの判断材料として、参考にしていただければと思います。
Q会員番号専用のアプリでなくても、会員番号は管理できますか?
A多くの顧客管理アプリでは、会員番号という専用欄ではなく、自由に追加できる項目の一つとして会員番号を設定する形になります。項目を追加でき、その項目を検索対象に指定できるアプリであれば、会員番号の管理は可能な場合があります。
Q会員番号の項目は英数字混在でも登録できますか?
Aアプリによって、項目の入力形式として文字列・数値などを選べるかどうかが異なります。「A-001」のような英数字混在の会員番号を使う場合は、数値専用ではなく文字列として登録できる項目形式に対応しているかを事前に確認しておく必要があります。
Q個人店のための受付台帳には予約機能はありますか?
A個人店のための受付台帳には予約機能や決済機能は含まれていません。顧客情報と項目管理を中心としたアプリのため、予約や決済もまとめて管理したい場合は、他のサービスとの組み合わせや別の選択肢を検討する必要があります。
Q無料プランでも項目追加や検索対象の指定はできますか?
Aアプリによって異なり、カスタム項目機能や検索条件の設定が有料プランのみで使える場合もあります。契約前に、無料プランでどこまでの機能が使えるかを問い合わせやトライアルで確認しておくことをおすすめします。
会員番号など独自の項目も追加できます
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坂本大輔 | CalmCraft運営者
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