パートのシフト提出忘れを減らす対策|原因と見直しポイント

パートのシフト提出が忘れがちになる原因

パートのシフト提出が忘れがちになる状態には、いくつかの共通する原因が考えられます。原因を整理せずに「気をつけてください」と伝えるだけでは、同じことが繰り返されやすくなります。

提出する場所が分かりづらい

紙の用紙、グループLINE、個別のメッセージ、専用アプリなど、提出手段が店舗やタイミングによってばらついていると、パートスタッフは「今回はどこに出せばいいのか」を毎回確認する必要が出てきます。確認が面倒になると、そのまま提出を後回しにしてしまうことがあります。

期限を忘れてしまう

シフト希望の提出期限は月に1〜2回程度のことが多く、頻度が低いために記憶に残りにくいという事情があります。口頭やチャットの流れの中で一度案内しただけでは、数日経つと忘れられてしまうことがあります。

パートの提出忘れを減らす対処法

原因が分かれば、対処法もシンプルになります。ここでは3つの観点から対策を紹介します。

提出手段を普段使っているものに揃える

パートスタッフが日常的に使い慣れているツールに提出手段を揃えると、「使い方が分からない」「アプリを入れるのが面倒」といった心理的なハードルを減らせる可能性があります。多くの方が普段から使っているLINEをそのまま提出手段にする、というのも選択肢の一つです。新しい操作を覚える必要が少なければ、提出までの手間を感じにくくなる場合があります。

期限を分かりやすく伝える

期限は「毎月〇日まで」のように固定化し、繰り返し同じタイミングで案内することが基本になります。口頭だけでなく、メッセージとして残る形で案内しておくと、後から見返しやすくなります。カレンダーに固定の通知を入れる、月初と締切3日前の2回に分けて案内するなど、伝えるタイミングを決めておくことも有効です。

提出済みかどうかを管理者が把握できるようにする

誰が提出済みで誰が未提出かを一覧で把握できないと、結局は一人ひとりに個別確認する作業が発生してしまいます。提出状況をリスト化しておくだけでも、催促すべき相手を絞り込みやすくなります。シフト提出の催促そのものが負担になっている場合は、シフト提出の催促が面倒なときの見直し方も参考になります。

• 提出手段を1つに統一できているか確認する
• 提出期限を固定の日付・曜日にしているか確認する
• 誰が提出済みか一覧で把握できる状態にする
• 期限案内を複数回、メッセージとして残る形で送っている

ツールで解決する選択肢

提出手段と期限案内、提出状況の把握をまとめて見直したい場合は、シフト管理のためのツールを使う方法もあります。ここでは数ある選択肢の一つとして、LINEでシフト希望を提出できる機能を持つ「カンタンシフト」の例を参考情報として紹介します。

この機能では、パートスタッフがすでに利用しているLINEのアカウントを使って提出できます。別途専用アプリをインストールする必要はありません。ただし、利用環境や契約内容によっては初期設定やアカウント連携の手続きが必要になる場合があります。具体的には、パートスタッフがLINE公式アカウントを開いて希望シフトを入力・送信すると、管理者側に提出内容が届く仕組みになっています。実際の操作手順や事前設定の有無は、利用環境によって異なる場合があります。シフト提出をLINEで簡単に済ませたい場合、新しい操作を覚える必要が少ない点は検討材料の一つになり得ます。

料金面では、公式サイトで確認したところ、フリープラン(0〜10人・0円/月)が用意されており、対象となる人数の範囲内であれば無料で利用できる場合があります(掲載内容は執筆時点の情報です)。ただし、人数規模や利用する機能によって料金体系が異なることがあるため、導入を検討する際は公式サイト等で最新の料金条件を確認することが望まれます。他にも紙の運用を工夫する方法やグループチャットを整理する方法など、店舗の状況に合わせた対策も考えられます。LINEだけでシフト管理全体を完結させたい場合は、現場のシフト管理をLINEだけで完結させる方法はある?も参考にしてください。また、無料で使えるシフト管理ツール全般を比較検討したい場合は、小規模店舗向けシフト管理ツール、無料で試せるものはどれ?もあわせてご覧ください。

まとめ

パートのシフト提出忘れは、提出手段や期限が分かりにくいことが原因になっている場合があります。提出手段を普段使っているものに揃える、期限を分かりやすく繰り返し伝える、提出状況を管理者が一覧で把握できるようにする、という3つの対策を組み合わせることで、催促や確認の手間を減らせる可能性があります。自店舗の運用に合わせて、できるところから見直してみてください。