スタッフのシフト希望を、個人のLINEトークやメモで集めている場合、提出先がバラバラになりやすく、集計や転記に手間がかかります。この手間を減らす方法のひとつとして、個人のトークではなく、LINE公式アカウント(企業や店舗がLINE上に開設できる公式のアカウント)を使って希望を提出してもらう形に切り替えるというやり方があります。提出先が一本化されるため、誰がどこに送ったかを探し回る必要が減ります。
この記事では、「シフト希望を、LINEでどう集めればよいか」という問いに絞って、前提の確認から具体的な手順、つまずきやすい点までを順番に解説します。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
手順に入る前に、現在の集め方を整理しておくと、どこを変えればよいかが分かりやすくなります。よくあるパターンは次のとおりです。
これらの方法では、提出された希望が個人のトーク履歴やグループの投稿履歴に埋もれてしまい、シフト表を作る段階で一件ずつ読み返して転記する作業が発生しがちです。この転記作業の手間を減らす方向性として、提出窓口をLINE公式アカウントにまとめる方法があります。
個人のLINEトークで希望を集めている場合、まずは「提出先を一本化すること」が最初の見直しポイントになります。
ここから、LINE公式アカウントを使ってシフト希望を集める際の基本的な流れを番号つきで紹介します。
店舗や現場ごとにLINE公式アカウントを用意し、スタッフ全員に友だち追加してもらいます。個人のアカウントではなく、店舗・現場の公式な窓口として運用する点がポイントです。招待はQRコードやURLの共有で行えます。
複数の現場や店舗がある場合は、現場ごとにスタッフを紐づけて登録します。この登録により、誰がどの現場に所属しているかが整理され、希望の提出や確認がしやすくなります。
曜日や時間帯ごとに必要な人数をあらかじめ設定しておきます。この設定があることで、希望を集めたあとに「この日は人数が足りているか」を確認しやすくなります。人員の過不足については、シフトの人員不足を見える化する方法でも詳しく扱っています。
準備が整ったら、スタッフにはLINE公式アカウントのトーク画面から、働ける日・休みたい日などの希望を提出してもらいます。個人のトークに送ってもらうのではなく、この公式アカウントの画面を使ってもらう点が、集計のしやすさに関わってきます。
LINEで希望を集める運用に切り替える際、いくつかつまずきやすい点があります。
提出窓口を決めていても、スタッフが慣れている個人のトークに希望を送ってきてしまうケースがあります。個人のトークに届いた希望は、管理者の他の連絡とまざってしまい、見落としにつながりやすくなります。提出先を周知する際は、「この公式アカウントのトークから送ってください」と具体的に案内し、個人への連絡と希望提出を分けておくことが大切です。
もうひとつ起きやすいのが、提出期限の管理が曖昧になることです。「今月中に出してください」といった大まかな案内だけでは、誰が提出済みでどうかの把握が難しくなります。期限を具体的な日付で伝えることに加えて、提出状況を一覧で確認できる仕組みがあると、締め切り前の催促もしやすくなります。
提出期限が曖昧なまま運用すると、締め切り直前に希望が集中したり、未提出者の把握が後回しになったりすることがあります。
実際に、20名規模の店舗で紙とLINEを併用してシフト調整をしていた現場を見たことがありますが、月末の希望シフト集計にまとまった時間がかかっていたという例もあります。個人のトークやメモが複数の場所に分散していると、集計の際にそれらを一件ずつ確認する作業が積み重なりやすくなります。
ここまでの手順は、LINE公式アカウントの基本機能を使って手作業で運用する場合の流れです。これに加えて、シフト管理専用のツールを組み合わせる方法もあります。
例えば「カンタンシフト」というサービスでは、スタッフは友だち追加したLINE公式アカウントを開くだけで希望を提出でき、専用アプリのインストールやアカウント登録は不要という形になっています。スタッフがLINE公式アカウントを開いて希望を提出すると、その内容をもとにシフト案を作成する機能が提供されているとされています。なお、どこまでが自動で作成され、どこから手直しが必要になるかは、現場の設定内容や運用状況によって異なります。
また、こうしたツールにはフリープランが用意されている場合もあり、カンタンシフトでは執筆時点で0〜10人・0円/月から使えるプランが案内されています。ただし、対象となる人数の範囲や、それを超えた場合の料金、利用できる機能の範囲などは変更される可能性があるため、実際に検討する際は公式サイトで最新の条件を確認することが必要です。その内容を踏まえたうえで、小規模な現場であれば、無料の範囲内でまず試してみるという選択肢も考えられます。
ツールを導入するかどうかは、現場の人数や集計にかかっている手間に応じて検討する選択肢のひとつです。他にも同様のシフト管理ツールはいくつかあり、比較しながら選ぶ方法もあります。
LINEだけで運用を完結させたい場合の考え方については、現場のシフト管理をLINEだけで完結させる方法はある?でも触れていますので、あわせて参考にしてください。また、無料で試せるシフト管理ツールの選び方は小規模店舗向けシフト管理ツール、無料で試せるものはどれ?でまとめています。
シフト希望をLINEで集める際は、個人のトークではなくLINE公式アカウントを窓口にすることで、提出先が一本化され、集計や転記の手間を減らせる場合があります。手順としては、①公式アカウントの友だち追加②現場とスタッフの登録③必要人数の設定④LINEからの希望提出、という流れを押さえておくと進めやすくなります。個人LINEへの誤提出や提出期限の曖昧さにはあらかじめ対策をしておき、必要に応じてシフト管理ツールの活用も検討してみてください。
Qシフト希望をLINEで集める場合、グループLINEと公式アカウントのどちらがよいですか?
AグループLINEは投稿が時系列で流れてしまい、あとから探しにくくなることがあります。提出窓口として管理したい場合は、専用のLINE公式アカウントを用意し、そこに希望を送ってもらう形にする方法があります。
Q個人のLINEに希望が届いてしまう場合、どう防げばよいですか?
A提出先を周知する際に、個人への連絡と希望提出用の窓口を分けて案内することが対策のひとつです。公式アカウントのトーク画面を具体的に案内することで、誤って個人のトークに送られるケースを減らせる場合があります。
Q提出期限はどのように管理すればよいですか?
A「今月中」のような大まかな案内ではなく、具体的な日付で締め切りを伝えることが基本になります。あわせて、誰が提出済みかを一覧で確認できる仕組みがあると、未提出者への催促もしやすくなります。
QLINE公式アカウントでの希望提出に、スタッフ側の特別な準備は必要ですか?
A基本的には、案内されたLINE公式アカウントを友だち追加するだけで提出できる仕組みが一般的です。サービスによっては専用アプリのインストールやアカウント登録が不要な場合もあります。
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坂本大輔 | CalmCraft運営者
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