シフト提出の催促が面倒になる原因

催促の連絡そのものをなくすことは難しくても、催促が発生しやすい状態を減らすことはできます。まずは原因を分解してみましょう。

提出手段が人によって違う

紙のシフト表、口頭での申告、LINEの個人メッセージ、グループLINE、電話など、スタッフによって提出手段がばらばらになっているケースがあります。手段が統一されていないと、管理者側は「誰がどの方法で出したか」「まだ出していない人は誰か」を手段ごとに確認する必要が出てきます。確認の手間が増えるほど、未提出者への個別連絡も増えやすくなります。

期限がスタッフごとに伝わりにくい

口頭やその場しのぎの連絡で期限を伝えていると、聞いた人・聞いていない人の差が生まれます。また「今月中」「来週まで」のような曖昧な表現では、人によって解釈が変わってしまうこともあります。結果として、期限を把握していなかったスタッフに対して個別に催促の連絡を入れる、という流れが繰り返されやすくなります。

シフト催促の手間を減らすための対処法

原因が見えてきたところで、具体的な対処法を整理します。

提出手段をひとつに揃える

まず検討したいのが、提出手段を一本化することです。紙・口頭・個人LINE・グループLINEなどが混在していると、管理者はすべての経路を確認しなければなりません。運用によっては、提出先を一つに絞ることで、確認すべき場所が減り、未提出者の把握がしやすくなる場合があります。

すでにスタッフとのやり取りにLINEを使っている現場であれば、シフト希望の提出もLINEに揃えるという方法が選択肢の一つになります。普段使っているツールと提出先が同じであれば、新しい操作を覚えてもらう負担が抑えられる場合があります。

シフト提出の期限の伝え方を一律にする

期限の伝え方がスタッフごとにばらついていると、それ自体が催促の原因になります。対処法としては、次のような方法が考えられます。

• 期限の日付を「◯月◯日」のように具体的に明記する
• 口頭ではなく、文章として全員に同じ内容を一斉送信する
• 期限の数日前にもリマインドの連絡を送る
• 提出先と期限を同じメッセージ内に記載する

期限を一律の形式・一律のタイミングで伝えることで、「聞いていなかった」「期限を勘違いしていた」という理由での未提出が減るケースもあります。

提出状況を把握できるようにする

誰が提出済みで誰が未提出かが一目で分からない状態だと、確認作業自体に時間がかかり、それが催促の負担感にもつながります。紙やメモで管理している場合は、一覧表やチェックリストの形にまとめるだけでも、把握のしやすさが変わる場合があります。

ツールを使って仕組み化する選択肢

提出手段の統一や期限の伝え方を見直したうえで、さらに仕組みとして定着させたい場合は、シフト管理のためのツールを使う方法もあります。

紙とLINEの個人メッセージのように提出経路が複数に分かれた状態でシフト調整を行っていると、運用によっては、月末の希望シフト集計に時間がかかりやすくなることも考えられます。提出手段と集計方法が分かれていると、催促だけでなく集計の作業自体にも手間がかかりやすくなります。

ツールを使う場合、スタッフ側に新しいアプリのインストールやアカウント登録を求めてしまうと、かえって利用のハードルが上がり、提出の遅れにつながることもあります。その点を踏まえると、すでに使い慣れているLINEを提出手段として使えるかどうかは、ツールを検討する際の判断材料の一つになり得ます。

例えば「カンタンシフト」というサービスには、LINEでのシフト提出に対応した機能があり、スタッフが友だち追加したLINE公式アカウントを開くことで希望シフトを提出できるとされています。専用アプリのインストールやアカウント登録が不要とされていますが、実際の利用条件や操作の詳細はサービス提供元の案内を確認することをおすすめします。具体的には、スタッフはLINE公式アカウントのトーク画面を開き、表示された案内に沿って希望シフトを入力・送信する、という操作になります。LINEの画面上で入力・送信が完結する仕組みである点は、提出手段の一本化を検討する際の選択肢の一つとして挙げられる場合があります。

料金体系は以下の通りです。

プラン	対象人数	月額料金
フリー	0〜10人	0円
スタンダード	11〜25人	980円
ラージ	26〜50人	1,580円

なお、シフト管理をLINEだけで完結させる方法については、現場のシフト管理をLINEだけで完結させる方法はある?でも詳しく取り上げていますので、あわせて参考にしてください。また、シフト表の作成自体に時間がかかっている場合は、シフト表作成に時間かかりすぎる理由とは?原因と減らし方を解説も参考になります。

ツールはあくまで手段の一つであり、提出手段を一本化する・期限の伝え方を一律にするという基本的な見直しを行わないまま導入した場合、期待したような成果につながりにくいこともあります。まずは自店舗の運用のどこに原因があるかを整理したうえで、必要に応じてツールの利用を検討するという順序が望ましいといえます。

まとめ

シフト提出の催促が面倒に感じられる背景には、提出手段がスタッフごとに異なっていることや、期限の伝え方が統一されていないことが関係している場合が多いです。まずは提出手段を一つに揃え、期限を一律の形式で伝え、提出状況を把握できる仕組みを整えることから始めてみてください。そのうえで、LINEを使った提出機能を持つツールなどを選択肢の一つとして検討することも、手間を減らす方法の一つになります。