領収書の日付・取引先・金額を1枚ずつ目で確認しながらファイル名を打ち込む作業を、自動化したいと考える個人事業主や小規模事業者は少なくありません。結論から言うと、領収書をアップロードするとAI OCR(画像やPDFから文字情報を読み取る技術)が取引年月日・取引先名・金額を読み取り、ファイル名の入力欄への反映を試みるツールは存在します。ただし、読み取れる項目や精度は領収書の書式・画質・対応形式によって異なり、すべての領収書で正確に反映されるとは限りません。読み取り結果をそのまま保存に使えるとは限らず、確認・修正の手間がどの程度残るかはツールによって差があります。
この記事では、領収書の自動読み取りツールを選ぶときに見ておきたい観点と、条件別の選び方を整理します。最後に、選択肢の一つとしてZero-Renameという領収書ファイル名管理ツールも紹介します。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
領収書 スキャンからファイル名への反映までを自動化するツールを比較するときは、次の3つの観点を押さえておくと検討しやすくなります。
ツールによって、AIが読み取る対象項目は異なります。領収書のファイル名に使う情報としては、主に次の3つが必要になることが多いです。
これらすべてを自動で読み取れるのか、一部の項目しか対応していないのかは、導入前に確認しておく必要があります。消費税率や軽減税率の内訳まで読み取るツールもあれば、合計金額のみに絞っているツールもあります。
AI OCRはあくまで文字や数字を推測して読み取る仕組みのため、手書きの領収書やレシートの印字がかすれている場合など、読み取り精度が下がることがあります。そのため、読み取った結果をそのまま使うのではなく、画面上で確認し、必要があれば修正できる機能があるかどうかは重要な確認ポイントです。
領収書は紙で受け取ってスマホで撮影したものと、メールやWebサービスからPDFでダウンロードしたものが混在することが多いです。ツールによってPDF・JPG・PNGなど対応形式が異なるため、自社で扱う領収書の形式をツールが網羅しているかを確認しておく必要があります。
上記の観点を踏まえたうえで、実際に複数のツールを比較する際は「確認の手間」と「価格」の2軸で整理すると違いが見えやすくなります。
確認画面の作りによって、1件あたりにかかる手間は変わってきます。無料プランやトライアルがある場合は、実際の領収書を数枚アップロードして、確認・修正の流れを試してみると判断しやすくなります。
価格体系はツールによって月額固定制、読み取り件数に応じた従量制などさまざまです。個人事業主や小規模事業者の場合、月間の領収書処理枚数に対して料金が見合うかを確認する必要があります。また、無料プランがある場合は上限枚数や機能制限も合わせて確認しておくと、後から有料プランへの切り替えが必要になるかどうかの見通しが立てやすくなります。
扱う領収書の種類や業務の進め方によって、重視すべきポイントは変わってきます。
請求書・領収書をメールやWebサービスからPDFでダウンロードすることが多い場合は、PDFの読み取り精度や、フォルダへの一括アップロード機能があるかを確認すると選びやすくなります。PDFはレイアウトが比較的整っていることが多い一方、ツールによっては請求書と領収書の書式の違いで読み取り項目がずれる場合もあるため、サンプルでの事前確認が有効です。
紙の領収書をスマホで撮影して処理することが多い場合は、JPGやPNG形式への対応に加えて、撮影時の傾きや影による読み取りへの影響がどの程度あるかを確認しておくと安心です。手ブレや照明の影響で文字が読み取りにくいケースもあるため、確認・修正のしやすさは特に重視したい観点です。
国税庁の資料では、電子取引データの検索機能を確保する方法の一つとして、ファイル名に「日付・取引先・金額」を規則性を持って入力し、特定のフォルダに集約する方法が挙げられています。
データのファイル名に規則性をもって「日付・取引先・金額」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようにする方法(例)2023年１月31日に、㈱ＡからＰＤＦファイルで受け取った100,000円の請求書なら、「20230131_㈱Ａ_100000」 出典: 国税庁
この要件を満たすファイル名のルールを決めている場合は、読み取った項目をそのルールに沿った形式で入力欄に反映できるかどうかも、ツール選びの判断材料になります。
ここまで紹介した観点を踏まえて、選択肢の一つとしてZero-Renameという領収書ファイル名管理ツールの機能を紹介します。
Zero-Renameは、アップロードした領収書(PDF・JPG・PNG)から取引年月日・取引先名・税込合計金額をAIで読み取り、ファイル名の入力欄への反映を試みることを目的として設計されたツールです。対応形式内であっても、領収書の印字状態やレイアウトによって読み取れる項目や精度は変わるため、実際にどこまで正確に反映されるかは個々の領収書によって差があります。
公開されている仕様によれば、読み取り結果のうち確信度が低いと判定された項目は黄色で表示され、画面上で内容を確認・修正できるとされています(表示の仕様はプラン・環境・改良によって変更される場合があります)。また、保存前には目視確認の工程を設ける設計になっているとのことで、読み取った内容をそのまま自動保存するのではなく、確認を挟む仕組みが想定されています。実際の表示や操作の仕様は、利用時点の画面でご確認ください。
具体的な操作の流れとしては、/app画面でファイルを選ぶと、プレビューの横に読み取り結果が表示され、内容を確認・修正してから「一括保存」を押す、という流れになります。自動送信や自動仕訳といった機能は備えておらず、あくまでファイル名への反映と確認・修正に機能が絞られています。
このように、Zero-Renameは領収書のファイル名を自動で入力する手段の一つとして挙げられますが、ほかにも大塚商会のeValueドキュメント管理や命名くんなど、同様の機能を持つツールがいくつか存在します。扱う領収書の形式や確認作業にかけられる時間に応じて、複数のツールを比較検討することをおすすめします。
なお、電子帳簿保存法に基づくスキャナ保存の詳細な要件については、国税庁の資料で確認できます。出典: 国税庁
ツールを選ぶ前に、以下の点を一度整理しておくと検討がスムーズになります。
領収書の内容を自動で読み取ってファイル名にできるツールは存在しますが、AI OCRによる読み取り結果をそのまま保存に使えるとは限らず、確認・修正の工程が必要になる場合があります。ツールを選ぶ際は、読み取り対象項目・確認修正のしやすさ・対応ファイル形式を基準に比較し、自社が扱う領収書の形式(PDF中心かスマホ写真が多いか)に合わせて検討すると選びやすくなります。Zero-Renameもそうした選択肢の一つとして、確認作業を前提にした設計になっている点を押さえておくとよいでしょう。
Q領収書のファイル名を完全に自動化して、確認なしで保存できますか?
AAI OCRの読み取り精度は領収書の状態(手書き・印字のかすれなど)によって変わるため、確認なしでそのまま保存できることを保証するツールではありません。多くのツールでは、保存前に読み取り結果を確認・修正する工程が設けられています。
Qスマホで撮影した領収書でも自動読み取りはできますか?
AJPGやPNG形式に対応しているツールであれば読み取り自体は可能ですが、撮影時の傾きや照明の影響で読み取り結果がずれる場合があるため、確認・修正のしやすさを事前に確認しておくと安心です。
Qファイル名に入れる項目は、日付・取引先・金額だけで十分ですか?
A電子帳簿保存法の検索要件を満たす方法の一つとして、国税庁の資料では「日付・取引先・金額」をファイル名に規則性を持って入力する方法が挙げられています。自社の運用ルールに応じて、他の項目を加えるかどうかを検討してください。
Q無料で使える領収書の自動読み取りツールはありますか?
Aツールによっては無料プランやトライアル期間が用意されている場合があります。ただし処理枚数や機能に制限があることが多いため、自社の利用量に見合うかを確認してから本格導入を検討することをおすすめします。
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坂本大輔 | CalmCraft運営者
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