領収書のファイル名をひとつずつ確認し、Excelに取引年月日や取引先、金額を転記して索引簿を作る作業には、手間がかかります。結論から言うと、入力されたファイル名などの情報をもとに索引簿の項目を自動的に埋めてくれるツールは存在しますが、対応できる項目やファイル形式はツールによって異なり、すべての項目を完全に自動化できるとは限りません。例えば、ファイル名のリネームと同時にCSV形式の索引簿を生成するタイプのツールを使うと、ファイル名に取引年月日や取引先、金額などの情報が含まれている場合に限り、その情報を転記に流用できる可能性があります。ただし、省略できる作業の範囲はファイル名の付け方やツールの仕様によって異なります。
本記事では、索引簿を自動作成できるツールを探している方に向けて、ツールを選ぶ際に確認すべき観点、比較の軸、件数別の選び方を解説したうえで、選択肢の一つとしてZero-Renameというサービスも紹介します。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
索引簿とは、保存している電子データ(領収書や請求書など)を後から検索・特定できるようにするための一覧表のことです。一般的には、取引年月日・取引先・取引金額・ファイル名といった項目を並べた表形式で作成されます。
これまでは、ファイルを1枚ずつ開いて内容を確認し、Excelに手で転記するという流れが一般的でした。件数が少ないうちは問題になりにくいものの、枚数が増えるにつれて転記そのものが負担になっていきます。
索引簿の自動作成ツールとは、こうした転記作業の一部または全部をソフトウェアが代わりに行い、CSVやExcel形式の索引簿データを出力してくれる仕組みを指します。
ツールを比較する前に、まず「そのツールが索引簿として必要な要素を満たしているか」を確認しておく必要があります。以下の3つの観点を押さえておくと、候補を絞り込みやすくなります。
索引簿として機能するためには、最低限、取引年月日・取引先・取引金額・ファイル名といった項目が含まれている必要があります。ツールによっては一部の項目しか自動で埋められず、残りを手入力で補う必要がある場合もあるため、出力されるデータにどの項目が含まれるかを事前に確認しておくことが大切です。
電子データの保存にあたっては、ファイル名に日付や取引先、金額などを含めてわかりやすくする方法があります。索引簿の作成とファイル名の変更(リネーム)を別々の作業として行うと、どうしても二度手間になりがちです。ファイル名の一括変更と索引簿の作成が同じ操作の中で完結するかどうかは、確認しておきたいポイントの一つです。
出力されるデータの形式も重要な確認ポイントです。CSV形式であれば、Excelはもちろんスプレッドシートなど他のソフトでも開いて編集できます。既存の会計ソフトや保存システムと組み合わせて使う予定がある場合は、取り込み可能な形式かどうかも事前に確認しておくと安心です。
索引簿ツールを選ぶ際は「項目の網羅性」「リネームとの同時処理」「出力形式」の3点を軸に候補を比較する方法があります。
上記の観点でツールを絞り込んだら、次に比較すべき軸は「転記作業がどれだけ減るか」と「価格」の2点です。
索引簿の自動作成ツールといっても、どこまでを自動化してくれるかはツールによって差があります。ファイル名から情報を読み取って索引簿の項目に反映してくれるものもあれば、ファイル名を入力する手間自体は残るものもあります。自分の運用フローの中で、どの部分の転記を減らしたいのかを整理したうえで、各ツールの機能範囲を比較することが大切です。
個人事業主にとっては、月額料金が無理なく続けられる水準かどうかも重要な比較軸になります。無料プランや無料お試しの有無、枚数に応じた課金体系かどうかなど、自分の取り扱う書類の量に照らして確認しておく必要があります。
索引簿を自動作成できるツールといっても、どれを選ぶべきかは扱う書類の件数によって変わってきます。
月に数枚〜十数枚程度であれば、無料プランやお試し枠の範囲で運用できるツールを候補にしやすくなります。まずは無料の範囲で実際の出力項目や操作感を確認し、自分の運用に合うかどうかを見極めてから本格的に使い始めるという進め方も考えられます。
月に何十枚、何百枚と扱う場合は、無料枠だけでは枚数が足りなくなることがあります。この場合は、月額料金を支払ってでも1件あたりの処理にかかる手間が少ないツールを選ぶかどうかを検討することになります。あわせて、出力されたCSVを既存のExcelファイルや会計ソフトにどう取り込むかという運用の流れも事前に確認しておくと安心です。
なお、Excelでの顧客管理や台帳管理全般に限界を感じている場合は、Excelの顧客管理に限界を感じたときの見直し方も参考になります。索引簿に限らず、転記作業そのものを見直すきっかけになる場合があります。
索引簿を作成する目的の一つに、電子帳簿保存法(電帳法)への対応があります。電帳法では、電子データとして保存した国税関係書類を検索できる状態にしておくことが求められており、索引簿はその検索要件を満たす手段の一つとして用いられています。
ただし、どのような項目・様式の索引簿であれば電帳法の要件を満たすかは、保存方法や事業者ごとの状況によって異なります。索引簿の項目や様式が電帳法の要件を満たすかどうかは本記事では断定せず、最新の内容は国税庁 電子帳簿保存法特設サイトでご確認ください。
索引簿の項目・様式が電帳法の要件に合致するかどうかは、必ず国税庁の最新情報で確認してください。本記事の内容は要件適合を保証するものではありません。
ここまでの観点・比較軸をふまえたうえで、索引簿を自動作成できるツールの選択肢の一つとして、Zero-Renameを紹介します。
Zero-Renameは、ファイル名に取引年月日・取引先・取引金額が含まれている場合、それらの情報を読み取り、ファイル名の一括変更と同時にindex.csvを生成する機能を備えています。対応できる項目やファイル形式には条件があり、ファイル名に該当情報が含まれていない場合は自動での反映ができないことがあります。料金プランは変更される場合があるため最新情報は公式サイトでご確認いただく必要がありますが、本記事執筆時点では月額500円(税込)のプランが用意されており、無料プランでは1日3枚までの処理が可能とされています(枚数超過時の扱いや税込表示の対象範囲など、詳細条件は公式サイトをご確認ください)。
具体的な利用の流れとしては、ファイルをアップロードして一括変更の設定を行ったあと、「一括保存」を押すと、リネーム済みのファイルとindex.csvが1つのZIPファイルとしてダウンロードされる、という形になります。リネームと索引簿の作成を、同じ操作の流れの中で行える仕様になっています。
もちろん、索引簿を自動作成できるツールはZero-Rename以外にも存在します。自分の扱う件数や必要な項目、価格の条件に照らして、複数のツールを比較したうえで選ぶことをおすすめします。
Q索引簿を自動作成できるツールは無料で使えますか?
Aツールによって異なります。1日あたりの枚数制限付きで無料利用できるものもあれば、月額料金制のものもあるため、自分の扱う件数に合わせて確認することが大切です。
Q索引簿とファイル名のリネームは別々に行う必要がありますか?
Aツールによっては、ファイル名の一括変更と索引簿(index.csvなど)の作成を同じ操作の中で行えるものがあります。別々の作業として行うかどうかは選ぶツール次第です。
Q索引簿のCSVはExcelで開けますか?
ACSV形式であれば、Excelをはじめ多くの表計算ソフトで開いて編集できます。既存のExcel運用と組み合わせたい場合は、出力形式を事前に確認しておくと安心です。
Q索引簿の項目や様式は電帳法の要件を満たしていますか?
A保存方法や事業者の状況によって異なるため、本記事では断定しません。最新の内容は国税庁 電子帳簿保存法特設サイトでご確認ください。
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坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の方が、日々の仕事の中で困っていることを、小さな業務ツールにして届けています。ひとつの困りごとに、ひとつのツールで応える、マイクロSaaSが中心です。そこから広げて、AIや音声を使ったものまで、いろんな形のツールを作っています。大きなシステムを入れなくても、必要なところだけを、手軽に使える道具にすることを大事にしています。
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