税理士と顧問契約をしていない個人事業主が電子帳簿保存法に対応するツールを選ぶ際は、「検索要件を意識したファイル名・索引簿を自動で作れるか」「価格が継続的に支払える水準か」「手持ちの領収書の形式(PDF・JPG・PNGなど)に対応しているか」の3点をまず確認することが出発点になります。高機能な会計ソフト一式を導入する前に、まずは自分の取引量と保存方法に合った最小限の仕組みから検討することで、無理のない運用につながる場合があります。
個人事業主がツールを検討する際に確認しておきたい観点として、「検索要件への対応」「価格」「対応ファイル形式」の3点が挙げられます。この3つをどの程度重視すべきかは取引量や予算など個々の状況によって異なりますが、検討を始める際の出発点の一つになります。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
電子帳簿保存法(電帳法)は、税務関係の帳簿書類をデータで保存することを可能にする法律です。メールやクラウドサービスなどを通じてやり取りした請求書・領収書・見積書といった「電子取引データ」については、所得税法・法人税法上の保存義務がある事業者は保存が必要とされています。
申告所得税・法人税に関して帳簿・書類の保存義務が課されている者は、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データ(電子取引データ)を保存しなければなりません。出典: 国税庁
一方で、紙で受け取った領収書や請求書をスキャンして保存する「スキャナ保存」は、希望者のみが利用できる制度とされています。つまり、紙の領収書をデータ化すること自体は任意ですが、メールやオンラインで受け取った請求書・領収書などの電子データについては、保存義務の対象になり得るという整理です。
このあたりの適用範囲や細かな要件は、事業形態や取引内容によって個別の判断が必要になる部分もあります。最新の内容は、国税庁 電子帳簿保存法特設サイトでご確認ください。
電子取引データやスキャナ保存データを保存する際には、一定のルールに従う必要があるとされており、その一つが「検索要件」です。具体的には、取引年月日・取引金額・取引先といった項目で検索できる状態にしておくことが求められる場面があります。
検索要件を満たす方法としては、ファイル名に規則性を持たせて保存する方法(例:日付_取引先_金額といった形式)や、別途「索引簿」と呼ばれる一覧表(エクセルやCSVなど)を作成し、ファイルとひも付けて管理する方法などが挙げられます。
検索要件が免除される場合(売上高の規模などに応じた取り扱い)があるとされていますが、適用の有無は事業者ごとの状況によって異なります。自身のケースに検索要件の緩和や免除が当てはまるかどうかは、本記事では断定せず、国税庁の特設サイトや税務署への確認をおすすめします。
税理士と顧問契約をしていない場合、こうした要件の解釈を自己判断で進める必要があるため、ツール選びの段階で「検索要件を意識した形でファイル名や索引簿を作れるかどうか」を基準の一つに入れておくと、後から見直す手間を減らせる場合があります。
前述の通り、電子取引データの保存には検索要件への対応が関わる場面があります。ツールによっては、アップロードした領収書や請求書から取引年月日・取引先・金額を読み取り、ファイル名に反映したり、索引簿(CSVなど)を自動で作成したりする機能を備えているものがあります。手作業でファイル名をつけたり、エクセルに一件ずつ入力したりする手間をどこまで減らせるかは、ツールごとに異なります。
個人事業主の場合、売上規模に対して経理ツールのコストが負担になりやすい側面があります。月額制・年額制・無料プランの有無など、料金体系は様々です。無料でどこまで試せるか、本格的に使う場合の月額がいくらかを、実際の取引量(月に何件領収書が出るか)と照らし合わせて確認しておくと、導入後のミスマッチを避けやすくなります。
領収書やレシートの受け取り方は人によって異なります。スマホで撮影したJPG・PNG画像で保管している人もいれば、メールやネットショップからPDFでダウンロードしている人もいます。ツールによって対応形式が異なるため、自分が普段どの形式で領収書を保管しているかを先に整理し、その形式に対応しているかを確認することが必要です。
ツールを横並びで比較する際は、以下の2つの軸で整理すると違いが見えやすくなります。
比較表を作るときは「機能の多さ」よりも「自分の作業のどこが減るか」を基準にすると、実際の運用イメージをつかみやすくなる場合があります。
これらの観点は、Excelの顧客管理に限界を感じたときの見直し方で触れた「手作業の積み重ねがどこで負担になるか」という考え方とも共通する部分があります。経理周りに限らず、記録や管理業務全般で「何が自動化され、何が手作業として残るか」を事前に把握しておくことは、ツール選びを検討するうえでの一つの判断材料になります。
確定申告のために年に一度まとめて整理する程度であれば、無料プランや低価格帯のツールで範囲内に収まる可能性があります。1日あたりの無料枚数に上限があるツールも多いため、まとめて大量に処理するより、受け取り都度こまめに処理していく運用の方が無料枠を活かしやすい場合があります。
経費の種類が多い業種や、取引先が多い個人事業主の場合、手作業での入力や索引簿作成に時間がかかりやすくなります。この場合は、読み取りから索引簿作成までをある程度自動化できるツールを候補に入れ、月額料金と削減できる作業量を比較検討することが現実的です。
普段は紙のまま保管し、確定申告の前にまとめてデータ化したいという人もいます。この場合、スキャナ保存は希望者のみの制度とされているため、紙のままでの保存も選択肢として残ります。ただし、メールやクラウド請求書サービスなどで受け取った電子データについては、保存義務の対象になり得る点に注意が必要です。紙とデータが混在する場合は、どちらの保存ルールに従うべきかを取引ごとに整理しておくことが必要になります。
税理士と顧問契約をしていない場合、電帳法の要件解釈や自身のケースへの適用可否を自分で確認する必要があります。ツールを導入したからといって、電子帳簿保存法への適合そのものが保証されるわけではない点には注意が必要です。ツールはあくまで、ファイル名の作成や索引簿の整備といった作業を支援するものであり、最終的な保存方法や運用が制度の要件を満たしているかどうかは、利用者自身が国税庁の案内などを確認しながら判断することになります。
最新の制度内容や要件の詳細は、国税庁 電子帳簿保存法特設サイトでご確認ください。
ここまで挙げた観点を踏まえたツールの一つとして、Zero-Renameが挙げられます。他にも同様の機能を持つツールは複数存在するため、以下はあくまで選択肢の一つとしての事実の紹介です。
Zero-Renameは、電帳法の検索要件を意識したファイル名と索引簿CSVの作成を支援する機能を備えています。対応形式はPDF・JPG・PNGで、スマホで撮影した画像やPDFの請求書を取り込むことができます。料金は月額500円(税込)で、1日3枚までは無料で試すことができます。
具体的な流れとしては、/app画面にファイルをアップロードすると、AIが取引年月日・取引先・金額を読み取ります。その内容を画面上で確認し、必要であれば修正したうえで保存すると、検索要件を意識したファイル名と索引簿が作成される仕組みです。
Zero-Renameは、ファイル名・索引簿の作成を支援するものであり、電子帳簿保存法への適合そのものを保証するものではありません。自身の取引や保存方法が制度の要件を満たしているかどうかは、国税庁の案内等を確認しながら判断する必要があります。
個人事業主が電子帳簿保存法に対応するツールを選ぶ際は、検索要件を意識したファイル名・索引簿を作れるか、価格、手持ちの領収書の形式への対応という3つの観点から検討を始めることが現実的です。そのうえで、手作業がどれだけ減るか、保存の仕組みがどうなっているかを比較し、自分の領収書の枚数や確定申告のタイミングに合わせて選ぶことが、無理のない運用につながります。制度の詳細や自身のケースへの適用については、国税庁の特設サイトなど公式情報を都度確認しながら進めることをおすすめします。
Q個人事業主でも電子帳簿保存法の対応は必須ですか?
Aメールやクラウドサービスなどでやり取りした電子取引データについては、所得税法・法人税法上の保存義務がある事業者は保存が必要とされています。紙のスキャナ保存は希望者のみの制度です。詳細な適用範囲は国税庁の特設サイトでご確認ください。
Q検索要件は必ず満たさないといけませんか?
A検索要件が免除される場合があるとされていますが、適用の有無は事業者ごとの状況によって異なるため、本記事では断定しません。自身のケースについては国税庁の案内や税務署への確認が必要です。
Q無料のツールだけで対応できますか?
A領収書の枚数が少ない場合は、無料プランの範囲で収まる可能性があります。ただし1日あたりの無料枚数に上限があるツールも多いため、月間の取引量と照らし合わせて確認することが必要です。
Qツールを導入すれば電子帳簿保存法に対応したことになりますか?
Aツールはファイル名の作成や索引簿の整備といった作業を支援するものであり、導入自体が制度への適合を保証するものではありません。最終的な保存方法が要件を満たしているかは利用者自身で確認する必要があります。
Q確定申告の直前にまとめて電子化しても間に合いますか?
A紙の領収書のスキャナ保存は希望者のみの制度のため、まとめて対応すること自体は可能な場合があります。ただし電子データで受け取った請求書等は保存義務の対象になり得るため、受け取り時点での整理も必要になります。
電帳法の検索要件に沿ったファイル名を自動作成
電帳法の検索要件に沿ったファイル名を自動作成御社専用の業務効率化ツールを月額980円〜で作ります
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この記事を書いた人
坂本大輔 | CalmCraft運営者
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