習字教室や学習塾などを個人事業主として一人で運営していると、生徒の連絡先や月謝の支払い状況の管理が後回しになりがちです。個人事業主が教室の顧客管理アプリを選ぶときは、「顧客情報」「支払い状況」「連絡手段」「費用」の4つの観点を押さえた上で、自分の教室の規模に合っているかどうかを確認することが結論になります。本記事では、この4つの観点と比較の軸を具体的に紹介し、運営規模別の選び方まで整理します。
教室運営の顧客管理アプリを選ぶときにまず見るべき観点
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
教室運営のための顧客管理アプリと一口に言っても、機能の範囲や想定している利用規模はサービスによって異なります。選定の前に、まず自分の教室にとって何が必要なのかを整理しておくと、比較がしやすくなります。
習字教室や学習塾では、生徒本人の情報だけでなく保護者の連絡先、通っている曜日・時間帯、レッスン歴などを合わせて管理する場面があります。エクセルや紙の台帳で管理していると、生徒が増えるにつれて検索や更新に時間がかかるようになることもあります。顧客管理が紙の台帳で限界を迎えたときの整理法やExcel顧客管理がめんどくさい時の原因と対処法でも触れていますが、台帳管理からアプリへの切り替えを検討する際は、今の管理方法のどこに不便を感じているかを先に言語化しておくと、必要な機能が見えやすくなります。
個人事業主が一人で教室を運営する場合、誰がいつ月謝を払ったか、誰が未払いかを把握する作業に手間がかかることがあります。顧客情報だけでなく、支払い状況を一覧で確認できる機能があるかどうかは、教室向けの顧客管理アプリを選ぶ際の重要な観点の一つです。
生徒や保護者への連絡をLINEで行っている教室は少なくありません。顧客管理アプリの中には、LINEと連携して通知を送れるものもあれば、アプリ内のメッセージ機能のみに対応しているものもあります。普段の連絡手段と顧客管理の仕組みが分かれていると、情報の二重管理につながることもあるため、この点も確認しておく価値があります。
法人向けに作られた顧客管理アプリの中には、月額料金がユーザー数に応じて加算されるものもあります。個人事業主が一人で教室を運営する場合、必要な機能だけを無料または低価格で使えるかどうかは、継続して使い続けられるかどうかに直結する観点です。
機能が豊富なアプリほど便利に見えますが、教室の規模に対して機能が過剰だと、設定や操作の手間がかえって増える場合があります。まずは自分の教室で実際に使う機能だけを洗い出してから比較することが大切です。
教室運営 アプリを比較する際には、上記4つの観点に加えて、次の2つの軸で絞り込むと選びやすくなります。
複数店舗・複数スタッフを前提にした顧客管理システムは、機能が多機能である分、設定項目も多くなりがちです。生徒数が数人〜数十人規模の個人教室であれば、シンプルな画面構成で、必要な情報だけをすぐに確認できる設計かどうかを確認しておくと、日々の運用で迷いにくくなります。
すでにLINEで生徒・保護者とやり取りをしている場合、顧客管理アプリに乗り換えることで連絡手段が増えてしまうと、かえって管理が煩雑になることがあります。LINEをそのまま使い続けながら顧客情報と支払い状況だけをアプリ側で管理する、という組み合わせ方も選択肢の一つです。現場のシフト管理やシフト提出の場面でLINEを活用する例は現場のシフト管理をLINEだけで完結させる方法はある?でも紹介していますが、教室運営における生徒・保護者連絡でも同様に、LINEをベースにしつつ顧客管理アプリを補助的に使う運用が考えられます。
開業したばかりで生徒数がまだ少ない場合は、無料プランの範囲内で必要な機能をひととおり試せるアプリを検討する余地があります(無料プランで利用できる機能の範囲や対象人数はサービスによって異なるため、事前に確認が必要です)。この規模であれば、有料プランへの移行を急ぐ必要がなく、まずは顧客情報と支払い状況の管理に慣れることを優先できます。
生徒数が増えてくると、紙やエクセルでの管理では支払い状況の確認漏れが起きやすくなります。この段階では、対象月ごとに請求・支払い済み・未払いの状況をまとめて確認できる機能があるかどうかが、選定のポイントになりやすくなります。
習字教室や学習塾では、同じ生徒が毎週決まった曜日・時間にレッスンを受けるケースが一般的です。こうした繰り返しのレッスン形態を前提にしたアプリであれば、毎回スケジュールを入力し直す手間を省ける場合があります。逆に、単発の予約管理を主目的にしたアプリでは、繰り返しレッスンの管理に向いていないこともあるため、自分の教室のレッスン形態と合っているかを確認しておく必要があります。
ここまで挙げた観点を踏まえた教室向け顧客管理アプリの選択肢の一つとして、「おけいこ振替」が挙げられます。他にも選択肢はあるため、実際の比較検討では複数のサービスを確認することをおすすめします。
おけいこ振替の「受講生管理」画面では、対象月を選択すると、その月に請求対象となる受講生の合計金額、すでに支払い済みの合計金額、そして未払いの合計金額が一覧で表示されます。月末にひとりずつ支払い状況を確認する代わりに、対象月を切り替えることで教室全体の入金状況を確認しやすくなる機能です(表示される内容は登録されているデータに基づくため、入力状況や運用の仕方によって実際に把握できる範囲は変わります)。
支払い方法については、現金・PayPay・銀行振込など、教室ごとに最大10件まで登録できます。生徒や保護者によって希望する支払い方法が異なる場合でも、教室側であらかじめ複数の支払い方法を用意しておくことができます。
料金プランは、受講生5人までは無料プランで利用でき、受講生管理や支払い状況の確認といった基本機能を使うことができます(提供される機能の範囲や条件は変更される場合があるため、利用時に公式情報で最新の内容を確認することをおすすめします)。受講生数がそれ以上になる場合は、有料プランが月500円(税込)で用意されています。
おけいこ振替は、毎週同じ曜日・同じ時間に繰り返しレッスンが行われることを前提にした設計になっています。不定期な単発レッスンや、曜日・時間が毎回変わるような運営スタイルの場合は、他のアプリと機能面を比較した上で検討することをおすすめします。また、現金・PayPay・銀行振込といった手動の支払い方法については、入金確認が自動化されているわけではなく、実際に入金があったかどうかを先生自身が確認して記録する必要があります。
個人事業主が教室の顧客管理アプリを選ぶ際は、顧客情報・支払い状況・連絡手段・費用の4つの観点を整理した上で、自分の教室の規模に合っているかどうか、LINEなど普段の連絡手段と組み合わせられるかどうかを比較の軸の一つとして検討するとよいでしょう。その上で、生徒数や運営規模、レッスンの形態(繰り返しか単発か)に応じて候補を絞り込んでいくと、実際の運用に合ったアプリを見つけやすくなります。おけいこ振替のような、受講生ごとの支払い状況を対象月単位で一覧化できるアプリも選択肢の一つとして検討してみてください。
Q個人事業主の教室でも顧客管理アプリは必要ですか?
A生徒数がまだ少ない間は紙やエクセルでの管理でも対応できる場合がありますが、生徒数が増えて支払い状況の確認に時間がかかるようになった場合は、アプリでの一覧管理を検討する価値があります。
QLINEでの連絡と顧客管理アプリは併用できますか?
AアプリによってLINE連携の有無は異なります。LINEをそのまま連絡手段として使い続けながら、顧客情報や支払い状況の管理だけをアプリ側で行う運用も選択肢の一つです。
Q無料プランだけで教室運営の顧客管理をまかなえますか?
A生徒数が少ない段階であれば、無料プランの範囲内で顧客情報や支払い状況の管理が可能なアプリもあります。生徒数が増えた場合は有料プランへの切り替えが必要になる場合があるため、事前に料金体系を確認しておくことをおすすめします。
Q月謝の入金確認はアプリで自動化できますか?
Aクレジットカード決済など一部の支払い方法では自動化されている場合がありますが、現金・PayPay・銀行振込といった手動の支払い方法では、入金があったかどうかを先生自身が確認して記録する必要があることが一般的です。
個人教室向けの受講生管理はこちら
個人教室向けの受講生管理はこちら御社専用の業務効率化ツールを月額980円〜で作ります
御社専用の業務効率化ツールを月額980円〜で作ります
この記事を書いた人
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の方が、日々の仕事の中で困っていることを、小さな業務ツールにして届けています。ひとつの困りごとに、ひとつのツールで応える、マイクロSaaSが中心です。そこから広げて、AIや音声を使ったものまで、いろんな形のツールを作っています。大きなシステムを入れなくても、必要なところだけを、手軽に使える道具にすることを大事にしています。
運営者情報を見る
