電話番号で顧客管理アプリを選ぶときの比較ポイント

電話番号で顧客管理アプリを選ぶときに見るべき4つの観点

電話番号での検索しやすさ

小規模店舗やコールセンターで電話番号から顧客を調べる場合、名前や住所からの検索よりも「電話番号の一部を入力するだけで候補が絞り込まれるか」が重要になります。発信者番号の全桁をそのまま打ち込まないと検索できない仕様だと、入力ミスや聞き間違いがあったときに該当者が見つからず、かえって手間が増えることがあります。下4桁だけでも候補が表示されるか、ハイフンの有無を気にせず検索できるかは、実際に試す段階で確認しておくとよい項目です。

価格(無料で使えるかどうか)

顧客管理アプリは無料プランと有料プランを併用しているものが多く、無料の範囲でどこまで運用できるかはアプリによって差があります。顧客数の上限、登録できる項目数、共有できる人数のいずれかに制限がかかっていることが多いため、自店舗の顧客数や運用人数と照らし合わせて「無料の範囲で足りるか」「将来的に有料プランへ切り替える必要があるか」を事前に確認しておくと、後からの移行作業を避けやすくなります。

スマホ対応かどうか

レジ横や電話対応中にその場で検索・入力したい場合、パソコンの前に戻らずに操作できるかどうかは運用のしやすさに直結します。スマホ対応のアプリであれば、外出先や接客中でもスマートフォンから顧客情報を呼び出せるため、台帳を持ち歩く必要がなくなります。ブラウザ版のみでスマホ対応とうたっているケースと、専用アプリとして提供されているケースがあるため、実際にスマートフォンから操作感を確認しておくと安心です。

複数人での共有可否

一人で運営している店舗であれば共有機能は必須ではありませんが、スタッフが複数いる店舗やコールセンターでは、誰がいつ対応したかの履歴を含めて複数人で同じ顧客情報を見られる必要があります。共有できる人数に上限があるアプリも多いため、現在のスタッフ数だけでなく、増員した場合に追加費用がかかるかどうかも確認しておくとよい点です。

紙の台帳やExcelで顧客管理をしてきた店舗がアプリに乗り換える際の検討ポイントについては、顧客管理が紙の台帳で限界を迎えたときの整理法やExcel顧客管理がめんどくさい時の原因と対処法でも整理していますので、あわせて参考にしてください。

比較の軸として確認しておきたい3項目

アプリ同士を比較する際は、以下の3つの軸で並べてみると判断しやすくなります。

• 無料プランで使える顧客件数・機能の範囲はどこまでか
• 登録する項目(名前、フリガナ、電話番号以外の自由項目など)を自分で設定できるか
• 共有できる人数の上限は何名か、上限を超えた場合はどうなるか

条件別の選び方

一人で運営する店舗の場合

共有機能よりも、検索のしやすさと入力のしやすさを優先して選ぶ方法があります。顧客数が少ないうちは無料プランの範囲で収まるケースもあるため、まずは無料の範囲で使い勝手を試してみて、顧客数が増えてきた段階で有料プランへの切り替えを検討するという進め方も考えられます。

複数人で運営する店舗・コールセンターの場合

共有できる人数の上限が運用人数を上回っているかを最初に確認しておく必要があります。人数超過で有料プランへの切り替えが必要になるケースもあるため、現在のスタッフ数だけでなく、繁忙期にスタッフを増やす可能性があるかどうかも含めて検討しておくと、途中でプランを見直す手間を減らせる場合があります。

選択肢の一つ:ひとメモの場合

電話番号で顧客を検索できるアプリの一つとして「ひとメモ」が挙げられます。他にも同様のアプリはいくつかあるため、あくまで比較対象の一つとして参考にしてください。

ひとメモでは、電話番号・名前・フリガナ・自由に設定した項目の一部を入力するだけで、顧客情報を検索・呼び出しできる仕組みになっています。例えば検索欄に電話番号の一部を入力すると、一致する顧客が一覧で表示され、該当する番号が登録されていない場合はその場で新規登録ボタンが表示される仕組みになっています。この機能により、電話対応中に既存顧客かどうかを確認する場面で利用されることがあります。

価格については、執筆時点でひとメモの公式サイトに掲載されていた情報として、無料プランでは顧客150件までの登録が可能で、月額500円の有料プランに切り替えると顧客数の上限がなくなり、最大10名まで共有して利用できるという案内がありました。ただしプラン内容や料金は変更される可能性があるため、実際の導入にあたっては公式サイトで最新の条件をご確認ください。一人で運営している店舗であれば無料プランの範囲で試し、スタッフが増えてきた段階で有料プランへの切り替えを検討する、という使い方も考えられます。

まとめ

電話番号で顧客管理ができるアプリを選ぶ際は、「電話番号での検索のしやすさ」「価格(無料で使える範囲)」「共有できる人数」の3点を軸に比較すると、自店舗の運用スタイルに合ったアプリを検討しやすくなる場合があります。一人で運営する店舗か、複数人で運営する店舗かによって優先すべき項目が変わるため、まずは自分たちの運用条件を整理してから、無料プランで実際に操作感を試してみることをおすすめします。