領収書のファイル名を取引のたびに手入力でつけていると、件数が増えるほど作業が負担になっていきます。領収書のファイル名を一括変更するツールを選ぶときは、「①対応しているファイル形式」「②ファイル名の形式(命名規則)を自分で決められるか」「③アップロードしたデータがどう扱われるか」の3点を確認しておくと、比較がしやすくなります。この3点を押さえた上で、手入力の手間を減らせるかどうか・価格・対応形式を比較し、自分の作業スタイルに合うものを選ぶという進め方が考えられます(これは一般的な選び方の一例であり、実際にどの程度手間が減るかはツールや利用環境によって異なります)。
この記事では、領収書のファイル名一括変更ツールを探している個人事業主の方に向けて、選ぶときの観点から条件別の選び方までを順番に整理します。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
まず、ツールを比較する前に押さえておきたい基本の観点を3つ挙げます。どのツールも得意・不得意があるため、自分がどの条件を重視するかを先に決めておくと選びやすくなります。
領収書のデータ形式は、主に次の2パターンに分かれます。
PDFリネームのみに対応したツールと、画像ファイルの一括リネームにも対応したツールがあるため、自分が扱う領収書の形式がどちらに偏っているかを確認しておく必要があります。紙の領収書をスマホで撮影することが多い場合は、画像形式に対応しているかどうかが選定の分かれ目になります。
ファイル名をどのような形式で統一するかは、後からファイルを探すときの探しやすさに関わります。国税庁の資料でも、電子取引データの検索要件を満たす簡易な方法として、ファイル名に規則性を持たせて「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約する方法が紹介されています。
②規則的なファイル名を付す方法 データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようにする方法です。 出典: 国税庁
このように「日付・金額・取引先」を含むファイル名規則は、検索要件を満たす簡易な方法の一つとして挙げられているため、ツールを選ぶ際も、この順序や区切り文字を自分で設定できるかどうかを確認しておくと、後々の運用で迷いにくくなります。あわせて、取引先名に「株式会社」「合同会社」などの法人格表記が含まれる場合、その表記を省略する設定ができるかどうかも、ファイル名の見やすさに関わるポイントです。
ファイルをアップロードして処理するタイプのツールを使う場合、アップロードしたデータがどのように扱われるか(ブラウザ内で処理が完結するのか、サーバーにアップロードされるのか)は、ツールごとに仕組みが異なります。領収書には取引先名や金額といった情報が含まれるため、ツールの処理方式がどのようになっているかを事前に確認しておくことは、選定時に見ておきたい点の一つです。
ポイント 対応ファイル形式・ファイル名規則の自由度・データの扱われ方の3点は、どのツールにも共通して確認できる項目です。まずこの3点を基準に候補を絞り込むと、比較する際の目安になります。
観点が整理できたところで、実際に複数のツールを比較する際の軸を3つに分けて見ていきます。
ツールによって、手入力が必要な範囲は異なります。
PowerToysの「PowerRename」のように、文字列の置換や連番ルールを設定して適用するタイプのツールは、ファイル名の一部を機械的に揃えたい場合に扱いやすい一方、取引先名や金額といった領収書ごとに異なる情報を都度読み取って反映する作業は、別途手作業で行う必要があります。一方、領収書の内容を読み取ってファイル名を自動生成するタイプのツールは、読み取り内容の確認作業は残るものの、取引先名や金額を一件ずつ手入力する作業が不要になるケースもあります(読み取り精度や領収書の形式によって結果は異なります)。
無料で使えるツール、無料だが機能に制限があるツール、月額料金が発生するツールなど、価格帯もさまざまです。処理する枚数が少ない場合は無料ツールで足りることもありますが、継続的に多くの領収書を処理する場合は、有料プランの料金体系(月額固定か、枚数に応じた従量制か)も比較材料になります。
前述の通り、PDFのみ対応か、画像形式にも対応しているかという点に加え、処理後のファイルがZIP形式でまとめてダウンロードできるかどうかも、作業の流れに関わる比較ポイントです。
ここまでの観点をふまえ、自分の作業スタイルに近い条件で選び方を整理します。
メールやWebサービスの管理画面からPDF形式の領収書をダウンロードすることが多い場合は、PDFリネームに特化したツールや、PDF内のテキスト情報を読み取って自動でファイル名を生成するタイプのツールが候補になります。ただし、PDFの中にはテキスト情報を含まずスキャン画像のみで構成されているものもあり、その場合は読み取り精度に差が出ることがあるため、事前に自分が扱うPDFの形式を確認しておくと選びやすくなります。
紙の領収書をその場でスマートフォンのカメラで撮影して保存している場合は、JPGやPNGといった画像形式に対応したツールを選ぶ必要があります。PDFのみ対応のツールでは、撮影した画像をそのままアップロードできないことがあるため、画像形式への対応有無は必ず確認しておきたい項目です。
区切り文字(アンダースコア・ハイフンなど)や、取引先名の法人格表記の省略設定など、ファイル名の形式を細かく自分で決めたい場合は、命名ルールのカスタマイズ項目がどこまで用意されているかを比較する必要があります。固定のルールしか選べないツールと、ある程度自由に設定できるツールとでは、運用のしやすさが変わってきます。
なお、ファイル名管理と合わせて保存期間やデータ整理そのものに課題を感じている場合は、Excelでの顧客管理に限界を感じたときの見直し方のような、データ管理全般の見直しの考え方も参考になることがあります。
ここまで紹介した観点にあてはめた具体的な例として、「Zero-Rename」という選択肢を一つ紹介します。これは数あるツールの中の一例であり、他のツールと網羅的に比較検証した結果として推奨するものではない点にご留意ください。あくまで候補の一つとして、機能面を事実として紹介します。
Zero-Renameは、PDF・JPG・PNGの領収書ファイルをアップロードすると、「{日付}_{取引先}_{金額}」という形式でファイル名を一括変更できる機能を備えています(ファイルの画質や記載内容によっては、情報を正しく読み取れない場合もあります)。なお、ここで紹介している内容はツールが公開している機能情報に基づくものであり、筆者による網羅的な精度検証や他ツールとの定量的な比較を行った結果ではありません。区切り文字や、取引先名に含まれる「株式会社」などの法人格表記を省略する設定も用意されており、ファイル名の形式(命名規則)を一定の範囲で自分で決められる仕組みになっています。また、リネームと同時に索引簿として使えるCSVを出力する機能もありますが、出力されるCSVの項目構成が自身の管理方法や要件に合うかどうかは、利用前に確認しておくとよい点です。
料金は月額500円(税込)で、1日3枚までであれば無料で試すことができます。
Zero-Renameの/app画面を開き、PDFや画像ファイルをドラッグ&ドロップすると、日付・取引先・金額などの項目が抽出され、ファイルのプレビュー画面の横に表示される仕組みになっています。ただし、ファイルの画質や記載形式によっては、項目が正しく抽出されない場合や、一部の項目が抽出されない場合もあります。表示された内容を確認し、必要であれば修正したうえで「一括保存」を押すと、リネーム済みのファイルがZIP形式でまとめてダウンロードされる、という流れになっています。
Zero-Renameに限らず、ファイル名の一括変更ツールを導入する際は、無料枚数やプランの範囲内で一度試し、自分が扱う領収書の形式やファイル名規則に合うかどうかを確認してから、本格的に利用するかどうかを判断する方法もあります。
なお、Zero-Rename以外にも、Windowsに標準で使える「PowerToys」のPowerRenameや、無料配布されているリネーム専用ソフトなど、選択肢は複数存在します。どのツールが合うかは、扱うファイル形式や、ファイル名規則をどこまで細かく設定したいかによって変わるため、本記事で挙げた観点を基準に比較してみることをおすすめします。
領収書のファイル名を一括変更するツールを選ぶ際は、まず「対応ファイル形式」「ファイル名規則を自分で決められるか」「データの扱われ方」の3点を確認し、その上で手入力の手間・価格・対応形式を比較することが選び方の基本になります。PDFだけを扱うか、スマホ撮影の画像も扱うかによって候補となるツールは変わるため、自分の作業スタイルに合わせて必要な条件を整理してから比較することをおすすめします。
Q領収書のファイル名一括変更ツールは無料で使えますか?
Aツールによって異なります。完全に無料のものもあれば、一定の枚数までは無料で、それを超えると有料プランになるものもあります。処理する枚数や頻度に応じて、無料範囲で足りるかどうかを確認することをおすすめします。
QPDFと画像(JPG・PNG)の両方を扱えるツールはありますか?
Aツールによって対応形式が異なります。PDFリネームに特化したツールもあれば、PDF・JPG・PNGなど複数の形式に対応したツールもあるため、自分が扱う領収書の形式を事前に確認した上で選ぶ必要があります。
Qファイル名に含める情報の順番や区切り文字は自由に決められますか?
Aツールによって、命名ルールをどこまで自由に設定できるかが異なります。固定の形式しか選べないツールと、日付・取引先・金額の順番や区切り文字、法人格表記の省略などを設定できるツールがあるため、比較時に確認しておくとよい項目です。
Qファイル名に日付・金額・取引先を入れる形式には根拠がありますか?
A国税庁の資料では、電子取引データの検索要件を満たす簡易な方法の一つとして、ファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約する方法が紹介されています。詳細は国税庁の公開資料をご確認ください。
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この記事を書いた人
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の方が、日々の仕事の中で困っていることを、小さな業務ツールにして届けています。ひとつの困りごとに、ひとつのツールで応える、マイクロSaaSが中心です。そこから広げて、AIや音声を使ったものまで、いろんな形のツールを作っています。大きなシステムを入れなくても、必要なところだけを、手軽に使える道具にすることを大事にしています。
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