従業員3人規模の勤怠管理をどう考えるか

なぜ従業員3人規模には大手の多機能ツールがオーバースペックになりやすいのか

勤怠管理システムを比較すると、シフト自動作成、多拠点管理、複雑な承認フロー、各種手当の自動計算など、さまざまな機能を備えた製品が数多く見つかります。これらの機能は、従業員数が数十人・数百人規模になり、管理者が1人で全員の勤怠を把握しきれなくなった組織では役立つ場面があります。

一方で、従業員少人数の事業所では、経営者自身が全員の勤務状況を日々把握できているケースも多く、複雑な承認フローや自動化機能を使う場面自体が少なくなる傾向があると考えられます。機能が多いシステムほど、

• 画面の項目数が多く、操作を覚えるまでに時間がかかる
• 使わない機能の分だけ月額料金が高く設定されている
• 設定項目が多く、初期設定だけで手間がかかる

といった点が負担になりやすい傾向があります。厚生労働省の調査でも、従業員2〜4人規模の事業場は一定の割合で存在することが示されており出典: 厚生労働省、小規模な事業所自体は珍しいものではありません。ただし、それに合わせた勤怠管理の選び方について明確な正解が示されているわけではないため、自社の規模に合わせて機能を絞って考える必要があります。

従業員3人規模の勤怠管理で押さえておきたい基本

ツール選びの前に、勤怠管理そのものの目的を確認しておきます。厚生労働省は、使用者が労働時間を適正に把握する責務を負うことを示しており、労働日数・労働時間数・残業時間数などを記載した賃金台帳の保存義務についても触れています出典: 厚生労働省。従業員が3人であっても、この責務自体は変わりません。

つまり、ここで最低限必要なのは、

• 日々の出退勤時刻を記録できること
• 記録を月単位で集計できること
• 記録を一定期間保存できること

の3点です。これらが満たせれば、紙のタイムカードでもExcelでも、クラウド型の勤怠管理ツールでも、方法自体は問いません。紙の勤怠管理からの切り替えを検討している場合は、紙の勤怠管理からデジタルへ切り替える手順も参考になります。

対処法1: 必要な機能だけに絞って考える

ツールを比較する際は、まず「自社に本当に必要な機能は何か」を先に書き出しておくと選びやすくなります。従業員3人規模であれば、次のような項目から検討するとよい場合があります。

• 出退勤の打刻方法(スマートフォン・パソコンのどちらで打刻するか)
• 勤怠データをCSVなどで出力できるか
• 給与計算ソフトとの連携が必要か
• シフト管理機能が必要か、固定勤務のみで足りるか
• 複数拠点での打刻が必要か

このうち、該当しない項目が多いほど、多機能な製品は不要になる可能性が高くなります。逆に、給与ソフトへのデータ連携が必須であれば、その連携機能だけは確認しておく必要があります。現場の勤怠記録を給与ソフトに渡す手順については現場の勤怠記録を給与ソフトに渡す手順でも詳しく触れています。

対処法2: まず無料の範囲で試す

必要な機能が絞り込めたら、いきなり有料プランを契約するのではなく、無料プランの範囲で実際に使ってみる方法があります。無料プランであれば、

• 実際の打刻画面や管理画面の使い勝手を確認できる
• 従業員が問題なく打刻できるかを試せる
• 自社の勤務形態(シフト制か固定勤務かなど)に合うかを確認できる

といったことを、費用をかけずに検証できます。小規模事業者が無料プランを比較する際の観点は、小規模事業者が勤怠管理アプリを比較するときに見るべき観点や小規模事業者が無料で使える勤怠管理の選び方でも整理しています。

無料プランを試す際に確認しておきたい点としては、次のようなものが挙げられます。

• 無料で使える人数の上限は何人までか
• 無料プランに期間の制限があるか(〇日間のみ無料、など)
• 無料で試すためにクレジットカード登録が必要か
• 有料プランに切り替える際の料金体系がどうなっているか
• 解約の手続きが分かりやすいか

これらを確認しておくと、「試してみたら無料期間が終わって急に料金が発生した」「解約しようとしたら手続きが煩雑だった」といった事態を避けやすくなります。

対処法3: 従業員が増える可能性も考えておく

従業員3人規模であっても、将来的に人数が増える可能性がある場合は、人数が増えたときの料金体系も事前に確認しておく必要があります。無料プランが人数の上限付きで提供されている場合、上限を超えた時点でどのような料金プランに移行するのかを把握しておくと、後からの切り替え作業を減らせる場合があります。

また、人数が増えるタイミングで、打刻方法や承認フローを見直す必要が出てくることもあります。この段階で初めて複数拠点管理やシフト自動作成といった機能を検討する、という順番でも遅くはありません。

ツールで解決する選択肢の一つ

ここまで説明したように、小規模な勤怠管理では、まず無料の範囲で必要最低限の機能を試してみる方法が現実的です。その選択肢の一つとして、私たちが提供している勤怠管理ツールも挙げられますが、同様に無料プランを提供するサービスは他にも複数あるため、各社の条件を比較したうえで検討することをおすすめします。

本記事執筆時点の一例として、このツールでは従業員3人までの利用であれば無料プランに期間の制限を設けておらず、申し込み時にクレジットカードの登録も求めていません。ただし、提供条件は変更される場合があるため、実際にご利用になる際は公式サイトに記載の最新の利用規約・料金ページでご確認ください。使い方の一例としては、管理者が管理画面から従業員名を登録し、発行された招待URLを該当の従業員に送付する方法があります。利用環境や設定によっては別途準備が必要な場合もありますが、多くの場合、従業員はそのURLから打刻を行えます。従業員3人の範囲であれば、無料プランのまま利用を継続できる場合があります(提供条件の変更により取り扱いが変わる可能性があります)。アカウント登録不要で使い始められる仕組みについては従業員の登録作業なしで使える勤怠管理の仕組みでも紹介しています。

3人を超えて利用する場合は、本記事執筆時点の一例として月額980円(税込)のプランが用意されており、現時点では人数の上限は設けられていませんが、プラン内容や条件は変更される可能性があります。ただし、機能範囲や対象プラン、将来の料金改定などにより条件が変わる可能性があるため、契約前に最新の料金表でご確認ください。料金の支払いはStripeのカスタマーポータルを通じて管理されており、解約の手続き自体は申し込むことができますが、次回更新日との関係や手続きのタイミングによって適用条件が異なる場合があるため、詳細は利用規約をご確認ください。

まとめ

従業員3人規模の勤怠管理で迷ったときは、次の順番で考えると整理しやすくなります。

1. 自社に本当に必要な機能(打刻方法、集計、給与連携の有無など)を先に書き出す
2. 必要な機能だけに絞って、候補となるツールを無料の範囲で試してみる
3. 従業員が増える可能性がある場合は、人数が増えたときの料金体系も確認しておく

大手の多機能ツールが必ずしも悪いわけではありませんが、この段階では、まず無料プランで必要最低限の機能から試し、業務の実態に合わせて見直していく進め方が現実的な選択肢の一つになります。