紙やExcelでの勤怠管理をデジタルへ切り替える手順は、①現状の棚卸し→②ツールの選定→③従業員への案内→④並行運用→⑤本切り替え、という5つの段階を順番に進めることです。いきなり全社で切り替えるのではなく、紙とデジタルを一定期間併用しながら慣らしていくことが、現場の混乱を避けるポイントになります。この記事では、それぞれの段階で何を確認し、何を決めればよいかを具体的に整理します。
結論:紙やExcelの勤怠管理をやめる際は「棚卸し→選定→案内→並行運用→本切り替え」の順に進め、途中で後戻りできるようにしておくことが大切です。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の困りごとを、小さな業務ツールにしています。マイクロSaaSから、AIや音声を使うものまで、いろんな形で作っています。
手順に入る前に、まず自社の現状を整理しておく必要があります。確認しておきたいのは主に次の2点です。
タイムカードを使っている場合は、紙のタイムカードを廃止する具体的な手順もあわせて参考になります。打刻機の扱いや集計方法が異なるため、記録方法ごとに移行時の注意点が少しずつ変わってきます。
Excelで勤怠を管理している場合は、関数の崩れや入力ミス、ファイルの重複管理といった問題が起きやすい傾向があります。こうした課題を感じている場合は、切り替えの優先度を上げて検討する材料になります。
移行のタイミングについては、給与計算の締め日の直後に始めると、前月分と当月分が混在せずに済む場合があります。繁忙期の最中に始めると従業員への説明や質問対応に手が回らなくなることもあるため、比較的落ち着いた時期を選ぶ方が進めやすいという例もあります。
ここからは、紙やExcelの勤怠管理からデジタルへ切り替える具体的な手順を、順番に説明します。
まず、今どのように勤怠を記録・集計しているかを書き出します。確認する項目の例は次の通りです。
この棚卸しをせずにツール選定に進むと、現場で実際に使われている運用とツールの機能が合わず、後から手戻りが発生することがあります。
棚卸しで洗い出した項目をもとに、どのツールが自社の運用に合うかを検討します。確認しておきたい観点としては、以下のようなものが挙げられます。
小規模な事業者であれば、小規模事業者が無料で使える勤怠管理の選び方も選定の参考になります。
ツールを決めたら、従業員に対して「なぜ変えるのか」「いつから変わるのか」「操作で困ったときにどうすればよいか」を事前に案内します。口頭だけでなく、簡単な案内文や操作の流れを書いた資料を用意しておくと、後から聞かれる質問を減らせる場合があります。
案内のタイミングは、並行運用を始める1〜2週間前が一つの目安になります。急に切り替えると、従業員側が準備できないまま当日を迎えることになりかねません。
いきなり紙やExcelをやめるのではなく、一定期間は従来の方法とデジタルの両方で記録してもらう期間を設けます。並行運用の目的は、次のような点を確認することです。
並行運用の期間は、1週間〜1か月程度を目安に、自社の締め日や繁忙期に合わせて調整する場合があります。期間中に出てきた疑問や不具合は、本切り替えの前に解消しておくことが望ましいといえます。
並行運用で大きな問題がなければ、紙やExcelでの記録をやめ、デジタルのみに一本化します。切り替え後も、しばらくは問い合わせ窓口を用意しておくと、操作に不慣れな従業員が相談しやすくなります。
切り替えの際によく話題になるのが、従業員側の抵抗感や操作の負担です。特に次のような点でつまずくことがあります。
これらに対しては、操作手順を1枚の紙やスライドにまとめて配布する、最初の数日は管理者が近くでサポートするなど、運用面での工夫で対応できる場合があります。ツール自体の機能だけで解決しようとせず、案内や説明の仕方もあわせて見直すことが大切です。
なお、建設業や訪問介護など現場が分散している業種では、打刻の仕組み自体が課題になりやすい傾向があります。該当する場合は建設業の勤怠管理を無料で始める方法と選び方や訪問介護の勤怠管理アプリの選び方とポイントも参考にしてみてください。
Excelでの勤怠管理は、従業員数が少ないうちは運用できても、人数が増えたり拠点が分かれたりすると、ファイルの共有ミスや関数の崩れといった問題が起きやすくなります。Excel顧客管理がめんどくさい時の原因と対処法でも触れているように、Excelでの手入力・手集計は、担当者の負担が属人化しやすいという課題を抱えがちです。
こうした課題への対応策の一つとして、クラウド型の勤怠管理ツールへ切り替える、いわゆる「クラウド化」という方法があります。ツールによっては、打刻データの自動集計や、複数拠点のデータを一つの画面で確認できる機能を備えているものもあり、こうした機能によって課題解消につながったという例も見られます。ただし、クラウド化が唯一の解決策というわけではなく、紙やExcelのまま運用ルールを見直すことで改善できる場合もあります。自社の規模や従業員の働き方に合わせて検討することが大切です。
ペーパーレス勤怠への切り替えを検討する際のツール選びの例として、招待URLを使って従業員登録の手続きを簡略化できる場合があるとされるクラウド勤怠ツールもあります(手順や条件はツールの仕様や運用方法によって異なります)。
例えば、管理者が管理画面で従業員名を登録し、発行された招待URLを従業員に送ることで、従業員側はアカウント登録の手続きを省略できる場合がある、という流れを採用しているツールもあります(必要な初期設定や本人確認の有無はツールによって異なります)。このような仕組みを採用しているツールの場合、従業員への案内の手間が軽減されたと感じたという例も一部で見られますが、実際の負担感は従業員数や運用方法によって異なります。
このタイプのツールに見られる機能の例としては、次のようなものがあります(提供会社やプラン、時期によって内容は異なります)。
こうした機能を活用したことで、現場での打刻や日報作成の負担が軽減されたと感じたという例も見られますが、効果の程度は運用方法や従業員の慣れによって異なり、必要な機能は事業規模や業種によっても変わります。他にも様々なクラウド勤怠ツールがあるため、自社の運用に合うかどうかを比較したうえで検討することが望ましいといえます。現場でのスマホ日報に関心がある場合は、現場の日報を音声入力できるツールの選び方も参考にしてみてください。
勤怠記録の保存期間や保存方法については、労働関連法令に基づくルールが定められています。ただし制度の詳細や改正の有無は時期によって変わる可能性があるため、本記事では断定的な記載を避けます。最新の内容は、社会保険労務士や最寄りの労働基準監督署にご確認ください。厚生労働省の労働時間に関する案内ページなども、あわせて参照先として挙げられます。
まとめ:紙やExcelの勤怠管理からデジタルへ切り替える際は、棚卸し→ツール選定→従業員への案内→並行運用→本切り替えという段階を踏むことで、現場の混乱を抑えながら移行を進めやすくなります。
Q紙の勤怠管理からデジタルへ切り替えるまでにどのくらい期間がかかりますか?
A現状の棚卸しから本切り替えまでの期間は、従業員数や拠点数によって異なります。並行運用の期間を1週間〜1か月程度設ける例もあり、自社の締め日や繁忙期に合わせて調整することが考えられます。
Q並行運用はどのくらいの期間が必要ですか?
A決まった期間はありませんが、打刻や申請の操作に問題がないか、集計結果が従来の方法と大きくずれていないかを確認できるだけの期間を確保することが望ましいといえます。
Q従業員がスマートフォンの操作に不慣れな場合はどうすればよいですか?
A操作手順を紙やスライドにまとめて配布したり、切り替え当初は管理者が近くでサポートしたりするなど、運用面での工夫で対応できる場合があります。
QExcelでの勤怠管理のままでも問題はありませんか?
A従業員数が少なく運用ルールが整っている場合は、Excelのままでも運用できることがあります。ただし人数や拠点が増えると、ファイル共有や集計の負担が増えやすい傾向があるため、状況に応じて見直しを検討する価値があります。
Q勤怠記録の保存期間はどのくらいですか?
A保存期間や保存方法は労働関連法令に基づいて定められていますが、制度の詳細や改正の有無は時期によって変わる可能性があります。最新の内容は、社会保険労務士や最寄りの労働基準監督署にご確認ください。
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坂本大輔 | CalmCraft運営者
小規模事業者の方が、日々の仕事の中で困っていることを、小さな業務ツールにして届けています。ひとつの困りごとに、ひとつのツールで応える、マイクロSaaSが中心です。そこから広げて、AIや音声を使ったものまで、いろんな形のツールを作っています。大きなシステムを入れなくても、必要なところだけを、手軽に使える道具にすることを大事にしています。
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