経費精算のために領収書のファイル名ルールを決めたいけれど、何から手をつければよいか分からない、という個人事業主の方は少なくありません。結論から言うと、基本の考え方は「日付・取引先・金額」を同じ順番・同じ区切り文字で並べることです。この3項目を軸に、含める情報・並べる順番・区切り文字・法人格表記の扱いの4点を決めておくと、経費精算 領収書のファイル管理で迷う場面を減らせる場合があります。
この記事では、なぜルールを決める必要があるのかという前提の確認から、具体的な手順、つまずきやすいポイント、ツールで楽にする選択肢まで、順を追って整理します。
基本形は「{日付}_{取引先}_{金額}」。これに加えて、会社や取引先ごとに求められる様式が異なる可能性があるため、提出先のルールがあればそちらを優先します。
坂本大輔 | CalmCraft運営者
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ファイル名のルールを決めずに領収書を保存していくと、次のような困りごとが起きやすくなります。
また、電子データで受け取った請求書・領収書については、規則的なファイル名を付けて保存する方法が、検索要件を満たすための一つの手段として国税庁の資料でも紹介されています。「日付・金額・取引先」を規則性を持って入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようになるという説明です出典: 国税庁。
ただし、どのような保存方法が求められるかは制度の要件や取引先・会社ごとのルールによって異なる場合があるため、特定の様式が唯一の正解というわけではありません。自分の業務に合わせてルールを決め、それを一貫して運用することが大切です。
なお、電子帳簿保存法の検索要件に沿ったファイル名の付け方を詳しく知りたい方は、電帳法に沿った領収書ファイル名の付け方【手順でわかる】もあわせて参考にしてください。
まず、ファイル名にどの情報を含めるかを決めます。経費精算 領収書の管理でよく使われる基本項目は次の3つです。
この3項目があれば、ファイル名を見ただけでおおまかな取引内容が分かります。これに加えて、必要に応じて以下のような項目を足すかどうかも検討します。
含める項目が多いほど情報量は増えますが、ファイル名が長くなりすぎると視認性が下がる場合があります。自分や事業の規模に合わせて、必要最小限の項目を選ぶことが前提になります。
含める項目が決まったら、次はその並べる順番を決めます。順番を決めておくことで、ファイルを日付順やあいうえお順に並び替えたときに、意図した並びになるかどうかが変わってきます。
例えば「日付→取引先→金額」の順にしておくと、ファイル一覧を名前順に並べ替えた際に自然と日付順になります。一方で「取引先→日付→金額」の順にすると、取引先ごとにファイルがまとまりやすくなります。どちらが適しているかは、普段どのような視点で領収書を探すことが多いかによって変わってくるため、一概にどちらが良いとは言えません。
日付を含める場合は、桁数を揃えることも意識しておくと並び替えがしやすくなります。「2024年3月1日」のような表記ではなく、「20240301」のように8桁の数字で統一しておくと、文字列としての並び替えでも日付順になりやすくなります。
項目と項目の間をどの記号で区切るかも、あらかじめ決めておく項目の一つです。よく使われる区切り文字には以下のようなものがあります。
どの記号を使うかは、保存先のシステムやOSによって扱いが異なる場合があるため、使用する環境で問題なく表示・検索できるかを確認したうえで選ぶとよい場合があります。また、一つのファイル名の中で区切り文字を混在させてしまうと、見た目の統一感が崩れ、検索や並び替えの際に意図した結果が得られないことがあります。区切り文字は一種類に統一しておくと、表記の乱れを防ぎやすくなる場合があります。
取引先名に「株式会社」「有限会社」などの法人格が含まれる場合、これをファイル名にどう含めるかも決めておく項目です。選択肢としては主に次の3つがあります。
法人格 省略をするかどうかは、ファイル名の長さをどの程度に抑えたいか、取引先を正式名称で管理する必要があるかどうかによって判断が分かれる部分です。どちらが正しいというものではなく、自社・自分の運用しやすさに合わせて決めておくことが大切です。一度決めたら、途中で表記を変えないようにすることが、後述する表記ゆれを防ぐ上でも重要になります。
会社や取引先によっては、提出時のファイル名ルールが指定されている場合があります。経費精算の提出先がある場合は、先に指定の有無を確認しておくと、後から付け直す手間を避けられる場合があります。
ルールを決めて運用を始めても、いくつかの点でつまずきやすいことがあります。あらかじめ把握しておくと対処しやすくなります。
同じ取引先でも、「株式会社ABC」「(株)ABC」「ABC株式会社」のように表記が揺れてしまうことがあります。特に複数人で経費精算の作業を行っている場合や、時間を空けて作業する場合に起きやすい問題です。表記ゆれが発生すると、同じ取引先のファイルなのに検索でヒットしない、並び替えてもまとまらないといった不都合が生じることがあります。
対策としては、取引先名の一覧(取引先マスタのようなもの)を用意しておき、ファイル名を付ける際はそこから選ぶ、またはコピーして使うという運用にしている例もあり、このような方法であれば表記のばらつきを抑えやすくなる場合があります。
同じ日に同じ取引先から複数回の取引があった場合、ファイル名が完全に同じになってしまうことがあります。このような場合、上書き保存によって一方のファイルが消えてしまうリスクがあるため、重複が起きた際にどう対処するかもルールに含めておく必要があります。一般的には、ファイル名の末尾に連番(_1、_2など)を付けて区別する方法が使われます。
金額を含める場合、カンマ区切り(100,000)にするか、数字のみ(100000)にするかでも表記が分かれます。ファイル名に使えない記号がある場合もあるため、カンマなどの記号を使わず数字のみで統一しておくと、保存先の環境を問わずトラブルが起きにくくなります。
ここまでの手順を一つずつ手作業で行う場合、項目の確認、順番の入力、区切り文字の統一、法人格表記の調整を、領収書の枚数分繰り返すことになります。件数が多くなるほど、手作業では表記ゆれや付け忘れが発生しやすくなります。
こうした作業を補助する選択肢の一つとして、ファイル名を自動で整えるツールを使う方法が挙げられます。こうしたツールの中には、{日付}_{取引先}_{金額}という基本の並びを軸に、区切り文字や法人格表記の省略をあらかじめ設定しておける機能を備えたものもあります。また、同じファイル名になる領収書が複数ある場合に自動で連番を付ける機能を持つものもあるようです。ただし、実際に使える機能や精度はツールによって異なるため、導入を検討する場合は提供元の説明や自分の用途に合うかどうかを個別に確認することが必要です。
具体的な流れとしては、設定画面でファイル名に使う区切り文字や法人格表記の扱いといったルールを一度選んでおき、その状態で保存を行うと、複数の領収書に対して同じルールでまとめてファイル名が付けられる、という形になります。このような仕組みを利用すれば、手入力で区切り文字や表記を揃える手間を減らせる場合があります。
もちろん、こうしたツールを使わずに、エクセルの索引簿と組み合わせて手作業で運用する方法もあります。国税庁の資料でも、表計算ソフトで索引簿を作成し、連番・日付・金額・取引先を管理する方法が紹介されています出典: 国税庁。どちらの方法を選ぶかは、取り扱う領収書の件数や、複数人で作業するかどうかによって検討するとよい場合があります。
経費精算の領収書ファイル名ルールを決める際は、まず「日付・取引先・金額」を基本項目として、含める項目・並べる順番・区切り文字・法人格表記の扱いの4点を順番に決めていくことが出発点になります。決めたルールは、表記ゆれや同名ファイルの重複が起きないよう、一貫して運用することが大切です。手作業での運用が負担に感じる場合は、ファイル名を自動で整えるツールを候補の一つとして検討してみるのもよいでしょう。
なお、提出先の会社や取引先によって求められるファイル名の様式が異なる場合があります。経費精算を提出する相手が決まっている場合は、先にルールの指定があるかどうかを確認したうえで、自分なりのルールを組み立てると後々の手間を減らせる場合があります。
Qファイル名に使ってはいけない記号はありますか?
AOSや保存先のシステムによって、スラッシュ(/)やコロン(:)などの記号が使えない場合があります。区切り文字にはアンダースコアやハイフンなど、環境を問わず使いやすい記号を選んでおくとトラブルを避けやすい場合があります。
Q法人格は省略した方がよいのでしょうか?
A省略するかどうかに明確な正解はなく、ファイル名の長さを抑えたいか、正式名称での管理を重視するかによって判断が分かれます。提出先に指定がある場合はそちらを優先し、ない場合は自分の運用しやすさで決めておくとよい場合があります。
Qすでに付けてしまったファイル名を後からルールに合わせて直す必要はありますか?
A過去のファイルをすべて直すかどうかは、件数や今後の検索・提出の必要性によって判断が分かれる部分です。今後作成するファイルから新しいルールを適用し、過去分は必要になったタイミングで見直すという進め方もあります。
Q複数人で経費精算をする場合、ルールはどう共有すればよいですか?
A含める項目・順番・区切り文字・法人格表記の扱いを簡単な一覧にまとめておき、関係者に共有しておく方法が考えられます。取引先名の表記ゆれを防ぐために、取引先名の一覧を用意しておくことも有効な場合があります。
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坂本大輔 | CalmCraft運営者
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