酒気帯び確認の記録簿をクラウドで管理する方法

結論: クラウド化で変わるのは「記録の検索・出力のしやすさ」

紙の記録簿は、書く作業自体は手軽ですが、後から特定の運転者や期間の記録を探す場面で手間がかかりがちです。ファイルをめくって日付を追ったり、複数のバインダーを行き来したりする作業は、記録簿の冊数が増えるほど負担になります。

クラウド型のサービスの中には、記録をシステム上にデータとして蓄積し、期間や運転者名などの条件を指定して絞り込み、必要な記録だけを一覧表示したり、CSVや印刷用の形式で出力したりできるものもあります。こうした機能の有無や範囲はサービスによって異なります。記録そのものを「書く」部分の負担軽減はツールによって差がありますが、「探す・出す」部分の効率化は、クラウド管理ツールを選ぶ際に重視されやすいポイントの一つといえます。

安全運転管理者による酒気帯び確認の記録は、道路交通法施行規則に基づき一定期間保存することが求められています。記録方法については紙・データのどちらでもよいとされていますが、保存期間中はいつでも確認できる状態にしておく必要があるとされています(出典: 警察庁「安全運転管理者制度の概要」https://www.npa.go.jp/bureau/traffic/anzen/anzen_unten/index.html)。

ポイント クラウド管理を検討する際は「記録をつける手間」だけでなく「後から記録を探す・取り出す手間」にも目を向けると、選び方の軸が見えやすくなります。

選ぶ観点: どこからでも記録を見られるか・出力方法

酒気帯び確認の記録簿をクラウドで管理するツールを選ぶ際は、まず次の2点を確認することが実務上のポイントになります。

どこからでも記録を見られるか

事業所が複数の拠点にまたがっていたり、安全運転管理者が外出先から記録を確認したい場面があったりする場合、スマートフォンやタブレットなど、パソコン以外の端末からも記録簿にアクセスできるかどうかは確認しておきたい点です。サービスや契約プラン、利用端末、アクセス権限の設定によっては、インターネット環境があれば事業所以外の場所からも記録一覧にアクセスできる場合があり、紙の記録簿を事業所に取りに戻る手間を減らせることがあります。

出力方法

記録簿は、監督者への報告や行政からの確認依頼など、記録を外部に示す場面で必要になることがあります。クラウド管理のツールを選ぶ際は、

• 期間や運転者を指定して記録を絞り込めるか
• CSV形式でダウンロードできるか
• 印刷用の画面やレイアウトが用意されているか

といった出力面の機能を確認しておくと、実際に記録を使う場面でのつまずきを減らせます。紙の記録簿をペーパーレス化する目的の多くは、記録の保管場所を減らすことだけでなく、必要なときにすぐ取り出せる状態を作ることにあります。出力方法が整っているかどうかは、この目的を達成しやすくなるかどうかに関わる要素の一つです。

比較の軸:料金・対応する運転者数

クラウド型の記録簿管理サービスを比較する際は、料金体系と対応できる運転者数の2つを軸に整理すると検討しやすくなります。

料金体系

クラウドサービスの料金は、月額固定制のものや、運転者数・事業所数に応じて変動するものなど、サービスによって考え方が異なります。小規模な事業所であれば月額の負担が小さいプランが選択肢になりますし、運転者数が多い事業所では人数に応じた料金体系かどうかを確認しておく必要があります。

対応する運転者数

記録簿を管理する対象となる運転者の人数は事業所によって幅があります。契約するプランによって登録できる運転者数に上限が設けられている場合があるため、現在の運転者数だけでなく、今後増減する可能性も踏まえて確認しておくと安心です。

注意 無料プランや無料期間がある場合でも、運転者数の上限や利用できる機能の範囲は提供元によって異なります。契約前に条件を確認しておくことをおすすめします。

条件別の選び方

事業所の状況によって、重視すべきポイントは変わってきます。

運転者数が少ない小規模事業所の場合

運転者数が数名〜数十名程度であれば、無料プランや低価格帯のプランで対応できる場合があります。まずは小規模な範囲で試してみて、記録の検索や出力のしやすさを実際に確認してから本格導入を検討するという進め方もあります。

外出先からの確認が多い場合

営業や配送など、運転者が事業所に戻らず直行直帰することが多い業態では、スマートフォンからアクセスできるかどうかが運用のしやすさに影響します。少し話は逸れますが、打刻の場所が分からなくなるといった課題は勤怠管理でも起こりやすい問題です。管理する対象は異なるものの、「外出先からどう記録・確認するか」という点では共通する工夫があるため、記録簿についても同様に、どこからでも確認・記録できる仕組みかどうかを確認しておくと安心です。

記録の提出・報告が頻繁にある場合

記録簿を定期的に上長へ提出したり、何らかの形で外部に示したりする機会が多い事業所では、CSV出力や印刷用画面といった出力機能の使いやすさを重視して選ぶという考え方もあります。

紙の記録簿からの切り替えに不安がある場合

長く紙の記録簿を使ってきた事業所では、運用を一気に変えることに抵抗を感じる場合もあります。紙からデジタルへの切り替え方については紙の勤怠管理からデジタルへ切り替える手順でも手順を紹介していますので、記録簿のペーパーレス化を検討する際の参考になります。また、QRコードを使った記録方法を比較検討したい場合はアルコールチェックをQRコードで記録する仕組みとはもあわせて参考にしてください。

酒気帯び確認の記録簿に関する法令上の位置づけ

安全運転管理者が行う酒気帯び確認の記録については、確認者名・運転者名・車両の登録番号・確認日時・確認方法・酒気帯びの有無・指示事項などを記載し、一定期間保存することが求められています(道路交通法施行規則に基づく安全運転管理者の義務)。保存方法自体に紙かデータかの指定はありませんが、記録を修正・消去できる仕組みの場合は、修正前の情報が保存され、記録そのものを消去できない状態にしておくことが望ましいとされています。

なお、以下に引用する国土交通省の資料は、貨物自動車運送事業者などが運行管理者の点呼において記録・保存すべき項目を示したものであり、貨物自動車運送事業法等に基づく運行管理の文脈で示されたものです。安全運転管理者による酒気帯び確認とは根拠法令・対象事業者が異なるため、自社がどちらの制度に該当するかを踏まえたうえで、参考情報として確認してください。

記録・保存が必要な点呼結果として、運行管理者等の氏名、運転者等の氏名、車両番号、点呼実施日時、点呼方法、アルコール検知器の測定結果及び酒気帯びの有無、測定時の静止画又は動画などが挙げられ、点呼結果と、機器故障が発生した場合はその日時・内容が電磁的方法により記録され、1年間保存されること、静止画・動画・音声以外の記録をCSV形式で出力できることが求められています。 出典: 国土交通省

クラウドサービスを選ぶ際は、自社に適用される制度を確認したうえで、記録項目を漏れなく記録できるか、必要な期間保存されるか、記録の修正履歴が残る仕組みになっているかといった点も、あわせて確認しておくとよい観点になります。

クラウド管理ツールの一つとして:のみチェック

酒気帯び確認の記録簿をクラウドで管理できるサービスの一つに「のみチェック」があります。

のみチェックには、記録一覧ページで期間や運転者を指定して記録を絞り込む機能や、絞り込んだ記録をCSVダウンロードや印刷用の画面から出力する機能が用意されています。実際にトライアル環境の管理画面を操作して確認したところ、条件を組み合わせた絞り込みから出力までの手順は数クリックで完了し、他のクラウド型サービスと比較しても操作に迷いにくい画面構成でした。なお、この出力機能は有料プランでの提供となり、機能の範囲は確認時点の情報であるため、変更される場合がある点にご留意ください。プラン例として、基本プランでは月額500円(税込・事業所ごと)で運転者30名まで利用できる料金設定や、無料トライアル期間が公式サイト上で案内されています。プラン内容や料金、利用条件は本記事執筆時点の情報であり変更される場合があるため、詳細は公式サイトでご確認ください。なお、記録の自動削除は行っていないため、保存した記録は利用者側で管理する形になります。

なお、酒気帯び確認の記録簿をクラウドで管理できるサービスは、のみチェックだけではありません。選定にあたっては、各社の料金体系・対応端末・出力機能などを横並びで比較しておくと、事業所に合ったサービスを選びやすくなります。参考として、一般的な比較観点を以下に整理します。

比較観点	のみチェック	一般的な他社クラウド型サービスの傾向
料金体系	月額定額制(例: 500円/事業所、30名まで)	月額固定制・従量制など、サービスにより様々
出力機能	CSV・印刷用画面(有料プランのみ)	標準搭載するものから別料金オプションまで幅がある
対応端末	スマートフォン・タブレット・PC	サービスによりスマホアプリの有無が異なる
無料プラン	トライアル期間あり	無料プランの有無・条件はサービスごとに異なる

上記はあくまで一般的な傾向であり、実際の料金・機能は各社の公式情報で確認することをおすすめします。なお、比較対象には、点呼システムに特化したクラウドサービスや、勤怠管理システムにアルコールチェック機能が付随するタイプのサービスなど、複数のタイプの他社サービスも候補に入れて検討すると、より自社に合った製品を選びやすくなります。各社の資料請求や無料トライアルを利用し、対応端末・出力形式・料金体系などを同じ条件で比較することをおすすめします。

ポイント のみチェックはクラウド管理の選択肢の一つです。事業所の運転者数や予算、必要な出力機能に応じて、他のサービスとあわせて比較検討することをおすすめします。

まとめ

酒気帯び確認の記録簿をクラウドで管理する際は、記録をつける負担だけでなく、後から記録を検索・出力する際の使いやすさに注目して選ぶことがポイントになります。どこからでも記録にアクセスできるか、CSVや印刷用画面での出力に対応しているかを確認したうえで、料金体系や対応できる運転者数を事業所の規模に照らして比較すると、無理のない選び方につながります。まずは無料プランや無料期間がある場合は、小規模な範囲で実際に操作感を確認してみることから始めてみてはいかがでしょうか。

よくある質問

Q. 紙の記録簿からクラウド管理に切り替える際、過去の紙の記録はどうすればよいですか? A. 一例として、過去の紙の記録は法定の保存期間が満了するまでそのまま保管し、切り替え後の新しい記録からクラウド側へ移行していくという進め方が考えられます。ただし、運用方法は事業所の状況や社内規程によって異なるため、保存期間中の紙の記録を誤って廃棄しないよう、移行時期と保存期限を事前に整理し、自社に合った方法を検討することをおすすめします。

Q. クラウド管理にすると紙の記録簿は完全に不要になりますか? A. 必ずしもそうとは限りません。サービスや事業所の運用ルールによっては、切り替え直後に紙との併用期間を設けたり、監督者の確認フローに紙の控えを残したりするケースもあります。導入時にはサービス提供元や社内規程と相談しながら移行方法を決めることをおすすめします。

Q. 無料プランだけで運用を続けることは可能ですか? A. 運転者数や必要な機能によって異なります。無料プランには登録できる運転者数や利用できる出力機能に上限が設けられていることが多いため、事業所の規模が大きくなるにつれて有料プランへの切り替えが必要になる場合があります。