シフト作成に時間がかかる悩みの解決法

シフト作成に時間がかかる原因

シフト作成の作業時間が長くなる背景には、いくつかの共通したパターンがあります。まずは何に時間を取られているのかを整理してみましょう。

希望シフトの転記に時間がかかる

紙やLINE、口頭など複数の手段でスタッフの希望シフトを受け取っている場合、それらを一つの表に転記する作業だけでかなりの時間がかかります。以前、20名規模のある店舗の担当者から聞いた話として、紙とLINEを併用してシフト調整をしていた際には、月末の希望シフト集計に3〜4時間ほどかかることもあったという事例があります。ただしこれは一つの事例であり、かかる時間は店舗の規模や運用方法によって大きく異なります。提出方法がバラバラだと、確認漏れや転記ミスも起きやすくなります。

関連して、パートのシフト提出忘れを減らす対策やシフト提出の催促が面倒なときの見直し方でも、提出の仕組みそのものを見直す方法を紹介していますので、あわせて参考にしてください。

人員不足や重複の確認を手作業でしている

希望を集めたあとは、曜日や時間帯ごとに必要な人数が足りているか、逆に重複していないかを一人ずつ目で確認する作業が発生します。この確認を手作業で行うと、スタッフの人数が増えるほど確認すべき組み合わせも増え、作成時間がさらに伸びていきます。不足や重複を見落としたまま確定してしまうと、後から欠員に気づいて再調整が必要になることもあります。

シフト作成の手作業での時間を減らす対処法

原因が分かったら、次は対処法です。ツールを導入する前にもできる見直しがいくつかあります。

1. 希望の集め方を一本化する

紙、口頭、LINE、エクセルなど複数の手段で希望を受け取っていると、集計の前に「どこに何が届いているか」を確認する作業自体が負担になります。提出方法を一つの手段にまとめるだけでも、転記や確認の手間を減らせる場合があります。LINEだけで完結させる運用については、現場のシフト管理をLINEだけで完結させる方法はある?でも触れています。

2. 必要人数をあらかじめ決めておく

曜日ごと・時間帯ごとに「最低何人必要か」を事前に決めておくと、希望が集まった時点で過不足を比較しやすくなります。逆に必要人数の基準がないまま調整を始めると、毎回感覚で判断することになり、確認に時間がかかる原因になります。人員不足の見える化については、シフトの人員不足を見える化する方法で手順を詳しく解説しています。

3. シフト案の作成を自動化する

希望の集計と必要人数の設定ができていれば、その情報をもとにシフト案を作成する部分を仕組み化できる場合があります。手作業で一人ずつ当てはめていく代わりに、条件に沿った案を機械的に組み立てることで、調整にかかる時間を減らせる場合があります。ただし、削減できる時間は運用方法やスタッフ数などの条件によって異なります。次の章で、この「シフト自動作成の仕組み」について具体的に見ていきます。

• 希望シフトの提出方法を1つに統一できているか確認する
• 曜日・時間帯ごとの必要人数を事前に決めているか確認する
• シフト案作成を手作業で行っている工程を洗い出す

シフト自動作成の仕組みとツールでの解決

ここまでの対処法は、仕組みや運用ルールの見直しが中心でした。ここからは、そうした見直しを前提にツールを使う場合の考え方を紹介します。

シフト自動作成の仕組みは、大まかに言うと「必要人数の条件」と「スタッフの希望」という2つの情報を照らし合わせ、条件を満たすシフト案を組み立てるというものです。この仕組みを使うツールの一つとして「カンタンシフト」が挙げられます。他にも同様の考え方で自動作成機能を持つツールはあるため、比較検討の選択肢の一つとして捉えてください。

カンタンシフトでは、管理者が曜日ごとの必要人数をあらかじめ設定しておくと、スタッフから提出された希望内容をもとにシフト案が自動で作成される、という操作の流れになっています。この仕組みは、希望を一件ずつ表に転記したり、必要人数との過不足を手作業で突き合わせたりしていた工程の一部を、システム側の処理に置き換えることを想定した設計です。実際にどの程度負担が軽減されるかは、運用状況によって異なります。

また、作成されたシフト案に対して人員が不足している箇所を表示する機能もあり、どの曜日・時間帯で人手が足りていないかを確認する際の目安として活用できます。不足箇所の確認については、シフトの人員不足を見える化する方法でも詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

なお、自動作成されるのはあくまで「シフト案」であり、最終的な確定や調整は管理者が行う運用になります。人手を介さずに確定まで自動化する機能ではない点には注意してください。

料金の目安

カンタンシフトの料金プランは、スタッフ人数に応じて以下のように分かれています。

プラン	対象人数	月額料金
フリー	0〜10人	0円
スタンダード	11〜25人	980円
ラージ	26〜50人	1,580円

小規模な店舗であれば、0〜10人を対象とした無料プランから利用を開始することができます。無料で試せるシフト管理ツール全般の選び方については、小規模店舗向けシフト管理ツール、無料で試せるものはどれ?でも整理していますので、他の選択肢と比較する際の参考にしてください。

まとめ

シフト作成に時間がかかる悩みは、「希望の転記」と「人員不足・重複の手作業での確認」という2つの工程に原因があることが多いです。対処法としては、希望の集め方を一本化すること、曜日ごとの必要人数をあらかじめ決めておくこと、そのうえでシフト案の作成を仕組みとして自動化することが挙げられます。運用ルールの見直しとツールの活用は、それぞれアプローチの異なる選択肢です。自店舗の状況に合わせて、できるところから取り組んでみてください。